• Rozwój biznesu

Zarządzanie projektem – jak dobrze zarządzać zespołem projektowym i zakończyć projekt z sukcesem? 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Zarządzanie projektem wiąże się z wieloma wyzwaniami, ale stanowi nieodłączny element efektywnej pracy. Z całą pewnością potrzebujesz dobrego przygotowania, ale potrzebne jest także solidne kierownictwo podczas realizacji projektu. Jak to robić, aby zakończyć projekt z sukcesem? Co warto wiedzieć o zarządzaniu projektami? 

Na czym polega zarządzanie projektem? 

Zarządzanie zespołem projektowym to złożone zajęcie. Ktoś musi czuwać nad poprawną, terminową i efektywną realizacją założeń. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie projektem można podzielić na kilka etapów: 

1. przygotowanie, czyli sporządzenie briefu – odpowiedź na pytania związane z celem, opłacalnością i kryteriami sukcesu projektu; 

2. dobór zespołu projektowego – oraz ustalenie zasad komunikacji; 

3. planowanie – określenie zakresu i harmonogramu prac, a także przygotowanie planu ryzyka; 

4. badania, research i formalności – wszelkie prace przygotowawcze, które należy wykonać przed rozpoczęciem realizacji projektu; 

5. realizacja – na tym etapie zarządzanie projektem polega na monitorowaniu postępów, komunikacji, nadzorowaniu, motywowaniu, rozwiązywaniu problemów itp.; 

6. zakończenie i przekazanie – upewnienie się, że brief został zrealizowany, a wszystkie cele osiągnięte, dopilnowanie kwestii merytorycznych i formalnych. 

Zarządzanie projektem wiąże się zatem z szerokim zakresem obowiązków i wymaga konkretnych umiejętności oraz zdolności przywódczych. 

Metodyka zarządzania projektami 

Metodyka zarządzania projektami to zestaw standardów i procedur, które pomagają w planowaniu, realizacji i kontrolowaniu projektów. Wybór odpowiedniej metodyki jest kluczowy dla sukcesu projektu. Można je podzielić na klasyczne i „zwinne” (Agile). Metodyka klasyczna zakłada realizację projektu w ujęciu kaskadowym, tzn. wyróżniając jego poszczególne etapy. Natomiast metodyki zwinne bazują na elastyczności i zdolności do reagowania na bieżące zmiany. 

Do najpopularniejszych metodyk „zwinnych” należą: 

• PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) – metodyka oparta na procesach, która kładzie duży nacisk na kontrolę i organizację projektu; definiuje jasno role i odpowiedzialności w zespole projektowym oraz skupia się na tworzonym produkcie; 

• Scrum – prowadzi prace w sposób ustrukturyzowany, opiera się na iteracyjnym podejściu do tworzenia produktów, umożliwiając szybkie reagowanie na zmieniające się wymagania; 

• Kanban – koncentruje się na wizualizacji pracy poprzez tablice i karty, umożliwiając zespołom monitorowanie postępów i identyfikowanie wąskich gardeł; 

• Lean – metodyka skupiająca się na eliminacji marnotrawstwa i maksymalizacji wartości dostarczanej klientowi; kładzie duży nacisk na ciągłe doskonalenie i optymalizację procesów. 

Obecnie największą popularnością cieszą się metodyki „zwinne”. Metodę zarządzania projektami należy jednak dobrać do rodzaju projektu i konkretnych potrzeb. 

Narzędzia do zarządzania projektami 

Efektywne zarządzanie projektami ułatwiają nowoczesne narzędzia, najczęściej pod postacią aplikacji i programów. Należą do nich m.in.: 

• Trello – intuicyjna aplikacja oparta na metodzie Kanban, umożliwiająca zarządzanie zadaniami i współpracę zespołową za pomocą tablic, list i kart; 

• Asana – narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które umożliwia łatwe śledzenie postępów, współpracę zespołową i zarządzanie harmonogramem; 

• Jira – popularna aplikacja do zarządzania projektami, szczególnie w środowiskach Agile; umożliwia śledzenie zadań, zarządzanie backlogiem i monitorowanie postępów w sprintach; 

• Basecamp – kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia komunikację, współpracę i śledzenie zadań w jednym miejscu. 

Odpowiedni program do zarządzania projektami ułatwia komunikację, kontrolę i monitorowanie postępów. Dzięki niemu można zwiększyć wydajność zespołu, wyeliminować wiele błędów i utrzymać porządek w zakresie zarządzania. Wybór narzędzia do zarządzania projektami jest jednak kwestią indywidualną. Trudno wskazać jedną najlepsza aplikację. Powinna ona być dostosowana do używanej metodyki zarządzania projektami oraz innych cech związanych ze specyfiką projektu. 

Zarządzanie projektem: szkolenia 

Jak zadbać o efektywne zarządzanie projektem? Szkolenia, kursy i certyfikacje mogą być dobrym sposobem na podnoszenie kwalifikacji w tym zakresie. Na rynku można znaleźć wiele szkoleń dla menedżerów związanych właśnie z tą tematyką. Dotyczą one m.in.: 

• metodyk zarządzania projektami – dostępnych jest wiele szkoleń pozwalających szczegółowo poznać metodyki takie jak PRINCE2, Kanban czy Lean; 

• narzędzi do zarządzania projektami – w ramach szkoleń można też lepiej poznać rozmaite aplikacje używane przy zarządzaniu projektami; 

• zarządzania ryzykiem w projekcie – na rynku znajdziesz też kursy dotyczące identyfikacji, oceny i reagowania na ryzyka, kluczowe dla minimalizacji zagrożeń podczas realizacji projektu; 

• umiejętności miękkich – skuteczne zarządzanie projektem wymaga też zdolności takich jak komunikacja, przywództwo, zarządzanie czasem czy rozwiązywanie konfliktów, które można wykształcić lub rozwinąć na szkoleniach. 

Zależy Ci na skutecznym zarządzaniu projektami w firmie? Warto zainwestować w edukację. Dobrze przygotowany, pewny siebie menedżer to bowiem klucz do efektywnej realizacji projektów. 

Sprawdź również

Jak znaleźć pracę marzeń w drugiej połowie życia? Porady dla osób 50+  Zarządzanie projektami dla przedsiębiorców – od koncepcji do realizacji. 5 umiejętności, które rozwiniesz, prowadząc własny biznes