Po czym poznać że przyszedł czas na zmiany zawodowe

• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Jak zwiększyć swoją wydajność w pracy? 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Efektywna i wydajna praca to jeden z kluczowych składników sukcesu w rozwoju zawodowym i biznesie. W dzisiejszym świecie presja na osiąganie wyników bywa ogromna. Osoby, które są w stanie efektywnie wykorzystać swój czas w pracy, wykonują więcej zadań w krótszym czasie, a tym samym – szybciej i skuteczniej osiągają swoje cele. Zdarza się jednak, że borykamy się z niską efektywnością, zmęczeniem czy rozpraszaczami, które odciągają nas od zadań. Jak sobie z tym poradzić i pracować wydajniej i efektywniej? W naszym artykule znajdziesz konkretne i sprawdzone sposoby, które pomogą Ci osiągnąć więcej w krótszym czasie. 

Na czym polega wydajność w pracy? 

Zanim podpowiemy, jak pracować wydajniej, warto odpowiedzieć sobie na pytanie – czym jest efektywna, wydajna praca. “Efektywność pracy to miara, w jakiej wykonywane zadania i cele są realizowane w optymalny sposób, wykorzystując jak najmniej zasobów, takich jak czas, energia i koszty, przy jednoczesnym utrzymaniu lub poprawie jakości wyników”. ¹ Oznacza to zdolność do osiągania zamierzonych celów przy jak najmniejszym nakładzie czasu, energii i zasobów. Nie oznacza to jednak pracy pod presją czy ciągłego przeciążenia obowiązkami, ale raczej mądre podejście do zarządzania zadaniami i swoim potencjałem. W efektywności kluczowa jest harmonia między jakością i ilością pracy a optymalnym wykorzystaniem dostępnych środków. 

Jakie czynniki wpływają na wydajność w pracy? 

Wydajność w pracy to wynik interakcji wielu czynników – od indywidualnych predyspozycji po wpływ otoczenia i organizacji. Zrozumienie, co działa na nas motywująco, a co nas rozprasza, jest kluczowe do poprawy wyników i satysfakcji z pracy.  

Oto kilka czynników, które wpływają na naszą wydajność w pracy: 

1. Stan zdrowia i kondycja fizyczna 

Niewyspanie się, krótki sen wpływają na naszą koncentrację. Ważny jest także ruch – jeśli jesteśmy aktywni fizycznie, mamy więcej energii i mniejszy poziom stresu. Powinniśmy także dbać o dietę – im zdrowiej się odżywiamy – tym lepiej się czujemy. W skrócie work-life balance to podstawa! 

2. Środowisko pracy 

Niemniej ważnym jest otoczenie, w którym na co dzień pracujemy. Należy zadbać o przestrzeń, która nie będzie nas rozpraszać, a ułatwi skupienie. Wpływ na naszą wydajność ma także sprzęt, na którym pracujemy, oświetlenie czy hałas.  

3. Motywacja  

Wpływ na nią mają m.in. jasno postawione cele, regularna informacja zwrotna od przełożonych, która pozwala poprawiać wyniki czy docenianie, które działa na nas motywująco. Przeczytaj: Jak nastawienie wpływa na sukces firmy. 

4. Organizacja pracy  

Nieumiejętne zarządzanie czasem prowadzi do chaosu i spadku wydajności. Odkładanie zadań na później powoduje spiętrzenie obowiązków i stres. 

5. Kompetencje i umiejętności  

Brak odpowiednich umiejętności czy wiedzy może spowolnić realizację zadań. Regularne podnoszenie kwalifikacji pozwala lepiej wykonywać zadania. 

6. Styl zarządzania  

Sposób, w jaki firma jest zarządzana, wpływa na efektywność wszystkich członków zespołu. Istotna jest tu komunikacja, elastyczność czy wsparcie przełożonych, którzy powinni inspirować i zwiększać zaangażowanie.  

Jak poprawić wydajność w pracy? 

1. Wykorzystaj narzędzia do planowania pracy 

Każdy produktywny dzień zaczyna się od dobrego planu. Zamiast rzucać się na wszystkie zadania jednocześnie, stwórz listę priorytetów. Możesz podzielić zadania na pilne/ważne/z małym priorytetem. Planuj realistycznie – lepiej zapisać mniej zadań i wszystkie ukończyć, niż przeciążać się i odczuwać frustrację. W sieci znajdziesz wiele narzędzi, które ułatwią Ci planowanie zadań np. Asana czy Trello. Pomogą Ci one w lepszej organizacji pracy. Pamiętaj, że każde zadanie powinno mieć jasno określony deadline, co zwiększa motywację. 

2. Uporządkuj listę zadań i ustal ich hierarchię, określ swoje cele i projekty 

Jeśli czujesz, że masz za dużo na głowie, a lista zadań wydaje się przytłaczająca, uporządkowanie jej według priorytetów i jasne określenie celów pomoże Ci odzyskać kontrolę. Zacznij od zebrania wszystkich swoich zadań, projektów i celów w jednym miejscu. Zapisz nawet drobne rzeczy, które Cię obciążają. Rozdziel zadania na obszary, takie jak praca, życie prywatne, rozwój osobisty, czy projekty długoterminowe.  

Sprawdź nasze bezpłatne certyfikowane kursy, które pozwolą Ci ustrukturyzować Twoje cele, zadania czy pomysły: 

Korzyści płynące z zarządzania czasem 

Lean Management, Kaizen i koncepcja 5S- klucz do efektywności 

7 kroków do efektywnego wyznaczania celów. 

3. Zadbaj o regenerację, dietę i zdrowie  

Twoja wydajność zależy bezpośrednio od Twojego samopoczucia. Wprowadź do swojego życia dobre nawyki: 

• Sen – 7-8 godzin na dobę to absolutne minimum. 

• Dieta – wybieraj zdrowe przekąski, które dodadzą Ci energii, takie jak orzechy czy owoce, zamiast słodyczy. 

• Ruch – krótkie przerwy na rozciąganie lub spacer poprawiają krążenie i zwiększają koncentrację. 

Przeczytaj: Jak rozpoznać pracoholizm i jak mu zapobiegać? 
 

4. Szukaj pomocy i deleguj zadania 

Poszukiwanie wsparcia i umiejętne delegowanie zadań to kluczowe umiejętności w efektywnej pracy. Pomagają one uniknąć przeciążenia, zwiększyć produktywność i budować lepsze relacje z zespołem. Delegując zadania, możesz skupić się na priorytetach i projektach, w których jesteś najlepszy. Dając innym szansę na realizację zadań, wspierasz ich rozwój i budujesz silniejszy zespół. 
 

5. Pozbądź się rozpraszaczy, zadbaj o stanowisko pracy  

Telefony, powiadomienia i media społecznościowe to największy wróg produktywności. Aby je ograniczyć, możesz włączyć tryb „Nie przeszkadzać” w telefonie. Jeśli pracujesz w otwartym biurze, wypróbuj słuchawki z redukcją szumów. Porządek na stanowisku pracy pomaga ograniczyć wizualne rozpraszacze. Na biurku trzymaj tylko rzeczy potrzebne do aktualnego zadania. Wygodne krzesło, odpowiednie oświetlenie i ekran na poziomie oczu poprawiają komfort pracy. 
 

6. Automatyzuj swoje zadania, opracuj procedury  

Automatyzacja i tworzenie procedur to inwestycja, która szybko się zwraca. Wymaga początkowego nakładu pracy, ale korzyści – oszczędność czasu, większa efektywność i uporządkowanie – są tego warte. Spisz powtarzalne zadania np. odpowiadanie na maile, raportowanie, planowanie kalendarza, aktualizacja danych czy generowanie dokumentów. Określ częstotliwość i czas trwania – które z tych czynności zabierają najwięcej czasu? To właśnie one są najlepszymi kandydatami do automatyzacji.  
 
Przykłady automatyzacji: 

• filtry na poczcie do sortowania i oznaczania wiadomości, 

• automatyczne wysyłanie maili, 

• szablony projektów, cyklicznych zadań, 

• automatyczne przypomnienia, 

• automatyczne przypisywanie zadań do członków zespołu, 

• automatyczne generowanie raportów. 
   

7. Kontroluj i skracaj spotkania  

Spotkania zespołowe są ważnym narzędziem komunikacji, ale często stają się zbyt długie, chaotyczne i mało efektywne. Wprowadzenie strategii, które pomogą je kontrolować i skracać, może znacząco poprawić produktywność zespołu i oszczędzić cenny czas. Przed każdym spotkaniem jasno określ jego cel. Stwórz i udostępnij agendę – pomaga uczestnikom przygotować się i skupić na tematach, które mają być omówione. Zapraszaj tylko niezbędne osoby i wprowadź ograniczenie czasowe. Pod koniec spotkania podsumuj ustalenia w dwóch zdaniach. Określ osoby odpowiedzialne za zadania i ustal terminy realizacji. 
 

8. Blokuj czas na zadania 

Blokowanie czasu w kalendarzu firmowym to technika zarządzania czasem, która pozwala lepiej kontrolować swój harmonogram, unikać nadmiernego obciążenia pracą i skupić się na kluczowych zadaniach. Polega na rezerwacji określonych bloków czasu na konkretne zadania w Twoim kalendarzu, podobnie jak na spotkania czy inne zobowiązania. Rezerwując czas na konkretne zadania, unikasz chaosu w pracy. 
 

9. Pracuj w skupieniu  

Praca w skupieniu to jeden z najskuteczniejszych sposobów na osiąganie lepszych wyników, oszczędność czasu i zwiększenie satysfakcji z pracy. W świecie pełnym rozpraszaczy umiejętność koncentracji staje się coraz cenniejsza. Kiedy skupiamy się w pełni na jednym zadaniu, jesteśmy w stanie przeanalizować problem wnikliwie i dostrzec detale, które w trakcie pracy rozproszonej mogą nam umknąć. Taka koncentracja prowadzi do lepszego zrozumienia tematu i wyższej jakości wyników, co jest szczególnie ważne przy projektach wymagających kreatywności, analitycznego myślenia, czy innowacyjnych rozwiązań. 
 

10. Planuj swój czas pracy i stosuj przerwy  

Nie każdy jest najefektywniejszy rano. Zastanów się, o jakiej porze dnia masz najwięcej energii i skoncentruj na tym czasie najważniejsze zadania. Jeśli jesteś „nocnym markiem” – wykorzystaj późne godziny na kreatywną pracę. Codziennie rano lub wieczorem przejrzyj swoją listę i zaktualizuj priorytety. Raz w tygodniu poświęć czas na ocenę postępów i zaplanowanie kolejnego tygodnia. 

Podsumowanie 

Zwiększenie wydajności w pracy to proces, który wymaga odpowiedniego planowania, samodyscypliny i dbałości o siebie. Warto pamiętać, że kluczem do sukcesu jest równowaga – nawet najbardziej efektywni ludzie potrzebują odpoczynku i regeneracji. Wdrożenie powyższych zasad pomoże Ci nie tylko lepiej wykorzystywać czas, ale także cieszyć się pracą i osiągać lepsze rezultaty. Którą naszą poradę wdrożysz od razu w planowanie swojej pracy?  

Przeczytaj także: 

Wpływ nastawienia na sukces firmy | Studium Przedsiębiorczości 

Sztuka radzenia sobie ze stresem | Studium przedsiębiorczości 

Jak rozpoznać pracoholizm i jak mu zapobiegać?  – Studium Przedsiębiorczości 

Sprawdź również

„LinkedIn: Budowanie wizerunku na rynku pracy” „Rekrutuj skutecznie” Franczyza – czy warto decydować się na taki model biznesowy?  Franczyza vs biznes pod własną marką – co wybrać?