• Cudzoziemcy w biznesie
• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Jak technologia wspiera małe firmy? Przegląd rozwiązań 

5.00 (3)

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Jak technologia wspiera małe firmy? Przegląd rozwiązań 

Technologia wspiera obecnie wiele obszarów życia. Dotyczy to również prowadzenia biznesu. Nowoczesne rozwiązania technologiczne nie są domeną wyłącznie największych graczy na rynku czy firm działających w przemyśle czy IT. Warto sprawdzić, jakie narzędzia mogą być przydatne w prowadzeniu małego przedsiębiorstwa. 

Rozwiązania technologiczne w biznesie  

Przedsiębiorcy mają dziś niezwykle szeroki wybór rozwiązań technologicznych, które mogą wspierać ich w prowadzeniu działalności. Wybór konkretnych narzędzi zależy od wielu czynników, w tym od branży, w której działa dany biznes.  

• Firma wykonująca remonty będzie poszukiwała nowoczesnych elektronarzędzi. 
• Startup tworzący aplikacje mobilne musi mieć do dyspozycji odpowiednie oprogramowanie komputerowe.  
• Firmy z branży technologicznej i przemysłowej obecnie stawiają na intensywną automatyzację oraz Internet Rzeczy – IoT. Jest to koncepcja, według której przedmioty fizyczne mogą się ze sobą komunikować za pośrednictwem sieci. 

Rozwiązania technologiczne w biznesie są zatem bardzo szerokim pojęciem, które mieści w sobie wiele rozwiązań, narzędzi, urządzeń, programów i aplikacji mobilnych. Warto przyjrzeć się tym, które są uniwersalne i mogą być wykorzystywane niemal w każdej branży.  

Jakie narzędzia są potrzebne do prowadzenia małej firmy?  

Każda firma potrzebuje narzędzi, które są ściśle związane z przedmiotem swojej działalności, np. maszyn produkcyjnych, urządzeń potrzebnych do wykonywania usług czy systemów rejestrujących sprzedaż. 

Istnieją jednak uniwersalne rozwiązania technologiczne. Korzystają z nich przedsiębiorcy niezależnie od tego, w jakiej branży działają i jakie dokładnie czynności wykonują w ramach działalności zarobkowej. Jak technologia może wspierać w prowadzeniu firmy? Z jakich narzędzi warto skorzystać? 

Sprawdź również

Biała lista podatników BDO, czyli system ewidencji odpadów – co warto o nim wiedzieć? Mikrorachunek podatkowy

Program do fakturowania 

Wystawianie faktur dotyczy niemal każdej firmy, niezależnie od specyfiki działalności. Tworzenie ich ręcznie już od dawna nie jest praktykowane. Obecnie przedsiębiorcy mają do dyspozycji zaawansowanie systemy księgowe, które ułatwiają to zadanie. Mogą one służyć wyłącznie do fakturowania, ale także do wielu innych celów, takich jak np.: 

• zarządzanie magazynem, 
• obsługa kadr i plac, 
• rozliczanie zobowiązań wobec ZUS, 
• wyliczanie podatków, 
• tworzenie sprawozdań księgowych, podsumowań i bilansów. 

Takie narzędzia mogą być dostępne w formie on-line (korzysta się z nich na stronie www lub w aplikacji) i off-line (można pobrać je na urządzenie i używać bez dostępu do sieci). Niezwykle ważne jest to, aby programy księgowe były na bieżąco aktualizowane. Jest to niezbędne, ponieważ muszą być one zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi. 

Narzędzia do pracy zespołowej 

Prawidłowy przepływ informacji w firmie jest niezwykle ważny, niezależnie od wielkości organizacji. Przedsiębiorcy mogą korzystać z narzędzi, które np. umożliwiają pracownikom współdzielenie dokumentów i arkuszy kalkulacyjnych (Google Docs, Google Sheets).  

Do ich dyspozycji są również platformy internetowe działające w chmurze obejmujące różne funkcjonalności służące do pracy zespołowej. Narzędzia takie jak Microsoft Teams czy Slack łączą w sobie funkcję czatu w czasie rzeczywistym, prowadzenia wideokonferencji czy wspólnej pracy nad dokumentami.  

Takie aplikacje świetnie sprawdzają się w firmach, w których członkowie zespołu pracują zdalnie, ale nie tylko. Współdzielenie dokumentów czy możliwość czatowania są niezwykle przydatne również w pracy stacjonarnej. Znacząco poprawiają komunikację i pozwalają zaoszczędzić czas potrzebny np. do przesyłania dokumentów mailowo pomiędzy kolejnymi odbiorcami.  

Podstawowe wersje takich narzędzi są dostępne za darmo, co zdecydowanie przemawia za przetestowaniem ich w swojej firmie. 

Narzędzia do analityki internetowej 

Strona internetowa to dziś niezbędny element komunikacji z klientami. Może mieć ona formę prostej wizytówki zawierającej opis usług i dane kontaktowe, ale niekiedy jest znacznie bardziej rozbudowana.  

W przypadku sklepów internetowych witryna internetowa jest również najważniejszym narzędziem pracy. Ma zachęcać klientów do zakupów, a także umożliwiać ich sprawne przeprowadzenie. W takim przypadku niezwykle istotne jest analizowanie ruchu na stronie, czyli badanie jej popularności wśród internautów.  

Bardzo przydatne są narzędzia analityczne, które umożliwiają pozyskiwanie danych na temat zachowań użytkowników, takich jak: 

• czas spędzony na stronie,  
• źródło ruchu (skąd internauta trafił na Twoją stronę), 
• współczynnik odrzuceń (użytkownik wszedł na stronę i opuścił ją, nie podejmując żadnego działania), 
• współczynnik konwersji (potencjalny klient wykonał oczekiwaną czynność, np. kliknął link, dodał przedmiot do koszyka). 

 W małych firmach zwykle nie ma konieczności inwestowania w bardzo zaawansowane (i drogie programy), takie jak np. Adobe Analytics. Często wystarczą darmowe wersje narzędzi do analizy ruchu na stronie, np. Google Analytics. Jeśli potrzeby się zwiększą, można wykupić dostęp do bardziej zaawansowanych funkcji narzędzia.  

Jakie narzędzia pozwalają zoptymalizować czas pracy w firmie? 

Czas pracy w firmie można zoptymalizować za pomocą wielu różnych narzędzi. Ich zadaniem powinno być przede wszystkim zautomatyzowanie prostych czynności. To może być np. narzędzie usprawniające fakturowanie, które pobiera dane z bazy i nie wymaga wpisywania ich ręcznie. Dzięki takiej na pozór niewielkiej zmianie pracownicy mogą zaoszczędzić sporo czasu, który przeznaczą na bardziej kreatywne działania.  

W optymalizacji pomagają również wszelkie narzędzia stworzone z myślą o zarządzaniu organizacją pracy przedsiębiorstwa. To mogą być najprostsze programy, takie jak Kalendarz Google, ale także nieco bardziej funkcjonalne, np. Nozbe, TimeCamp czy Trello.  

Przedsiębiorcy mają obecnie do wyboru bardzo dużo programów, aplikacji i narzędzi, które wspierają ich działalność. Kluczem do sukcesu jest wybranie tych, które będą najbardziej przydatne w konkretnej organizacji.