• Cudzoziemcy w biznesie
• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

5 narzędzi, które ułatwiają zarządzanie zadaniami

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

W małej firmie lista zadań potrafi szybko wymknąć się spod kontroli. Jedna sprawa czeka na odpowiedź w skrzynce mailowej, kolejna zapisana jest w notatkach telefonu, a jeszcze inna pojawiła się podczas rozmowy i nie została odnotowana.  

Dobre narzędzie do zarządzania zadaniami pomaga uporządkować codzienną pracę. Pozwala zebrać obowiązki w jednym miejscu, przypisać odpowiedzialność i łatwiej kontrolować terminy. 

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji, ale nie każda sprawdzi się w każdej firmie. Sprawdź, które rozwiązania warto rozważyć i czym się od siebie różnią. 

Spis treści:

1. Jak wybrać narzędzie do zarządzania zadaniami?
2. Narzędzia wspierające zarządzanie zadaniami
3. Asana – zarządzanie większymi projektami
4. ClickUp – wiele funkcji w jednym miejscu
5. Notion – zadania połączone z bazą wiedzy firmy
6. Microsoft Planner – proste zarządzanie zadaniami w Microsoft 365 
7. Porównanie narzędzi
8. Plan wdrożenia narzędzia do zarządzania zadaniami w 7 dni
9. Jakie błędy najczęściej utrudniają wdrożenie narzędzia?
10. Podsumowanie – jak skutecznie zarządzać zadaniami?
11. FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Jak wybrać narzędzie do zarządzania zadaniami? 

Wybierając aplikację do zarządzania zadaniami, nie warto kierować się wyłącznie liczbą dostępnych funkcji. Dla małej firmy najważniejsze jest to, aby narzędzie było proste w użyciu i rzeczywiście pomagało w codziennej pracy. 

Przed wyborem odpowiedz sobie na kilka pytań: 

1. Ile osób będzie korzystać z narzędzia? 

Jednoosobowa działalność lub mały zespół zwykle potrzebują prostego rozwiązania służącego przede wszystkim do porządkowania listy zadań. Przy większej liczbie pracowników ważne stają się również przypisywanie odpowiedzialności i kontrola postępu. 

2. Jak wygląda praca w firmie? 

Jeżeli realizujesz pojedyncze zadania, wystarczy prosta tablica. Jeśli prowadzisz wieloetapowe projekty, potrzebujesz narzędzia umożliwiającego planowanie terminów i zależności między zadaniami. 

3. Czy potrzebujesz tylko listy zadań, czy również zebrania dokumentacji? 

Niektóre firmy potrzebują wyłącznie kontroli bieżących obowiązków. Inne chcą przechowywać w jednym miejscu instrukcje, procedury i informacje dotyczące projektów. 

4. Jaki masz budżet? 

Wiele popularnych narzędzi oferuje darmowe wersje, które wystarczą na początek. Płatne plany są przydatne wtedy, gdy firma potrzebuje większej liczby użytkowników, automatyzacji lub dodatkowych funkcji. 

Narzędzia wspierające zarządzanie zadaniami 

Dobór narzędzia powinien zależeć od tego, jak pracuje firma i jak skomplikowane projekty realizuje. Jedne rozwiązania pomagają przede wszystkim uporządkować codzienne zadania, inne pozwalają zarządzać większymi projektami i dokumentacją. 

Trello – proste zarządzanie zadaniami za pomocą tablic 

Źródło grafiki: https://trello.com/pl/home 

Trello to jedno z najprostszych narzędzi do organizacji pracy. Opiera się na widoku Kanban, czyli tablicy, na której zadania przesuwa się między kolejnymi etapami. 

Przykładowa tablica może wyglądać tak: 

• Nowe zadania 
• W trakcie realizacji 
• Do akceptacji 
• Zakończone 

Każde zadanie znajduje się na osobnej karcie. Można dodać opis, termin wykonania, osobę odpowiedzialną, komentarze oraz załączniki. 

Dla kogo sprawdzi się Trello? 

Trello będzie dobrym wyborem dla: 

• freelancerów, 
• małych zespołów, 
• firm usługowych, 
• przedsiębiorców, którzy chcą uporządkować codzienną pracę bez skomplikowanego wdrożenia. 

Cena 

• darmowa wersja pozwala korzystać z podstawowych funkcji, 
• płatne plany oferują m.in. dodatkowe możliwości automatyzacji i bardziej zaawansowane zarządzanie zespołem. 

Asana – zarządzanie większymi projektami 

Źródło grafiki: https://asana.com/ 

Asana jest narzędziem przeznaczonym dla firm, które realizują projekty składające się z wielu etapów. Pozwala nie tylko tworzyć listę zadań, ale również planować kolejność działań i sprawdzać zależności między nimi. 

W Asanie można korzystać z różnych widoków: 

• listy zadań, 
• tablicy Kanban, 
• kalendarza, 
• osi czasu projektu. 

Dla kogo sprawdzi się Asana? 

To rozwiązanie będzie przydatne dla: 

• agencji marketingowych, 
• firm realizujących projekty dla klientów, 
• zespołów sprzedażowych, 
• przedsiębiorstw prowadzących wiele działań równocześnie. 

Cena 

• dostępna jest darmowa wersja dla podstawowej organizacji pracy, 
• płatne pakiety oferują m.in. bardziej zaawansowane raporty, automatyzację i funkcje dla większych zespołów. 

ClickUp – wiele funkcji w jednym miejscu 

Źródło grafiki: https://clickup.com/ 

ClickUp to rozbudowane narzędzie do zarządzania zadaniami, które pozwala połączyć planowanie pracy, dokumentację i komunikację w jednej aplikacji.  

W narzędziu można tworzyć zadania, ustalać priorytety, dodawać terminy, przypisywać osoby odpowiedzialne oraz monitorować postęp prac. ClickUp pozwala również budować własne struktury pracy dopasowane do sposobu działania firmy. 

W narzędziu dostępne są m.in.: 

• listy zadań, 
• tablice Kanban, 
• kalendarze, 
• harmonogramy projektów, 
• dokumenty i instrukcje, 
• automatyzacje powtarzalnych czynności, 
• raporty dotyczące realizacji zadań. 

Dla kogo sprawdzi się ClickUp? 

Narzędzie będzie dobrym wyborem dla: 

• firm realizujących wiele projektów jednocześnie, 
• zespołów, które potrzebują większej kontroli nad zadaniami, 
• przedsiębiorców, którzy chcą połączyć zadania i dokumentację w jednym miejscu, 
• firm, które obecnie korzystają z kilku różnych aplikacji do organizacji pracy. 

Przykładowa struktura może wyglądać tak: 

• Nowe zapytania, 
• Przygotowanie oferty, 
• Realizacja usługi, 
• Oczekiwanie na akceptację klienta, 
• Zakończone projekty. 

Dzięki temu właściciel firmy widzi, na jakim etapie znajdują się poszczególne sprawy i które zadania wymagają reakcji. 

Cena 

• dostępna jest darmowa wersja z podstawowymi funkcjami, 
• płatne plany oferują m.in. większe limity, dodatkowe widoki, automatyzacje i bardziej rozbudowane raporty. 

Notion – zadania połączone z bazą wiedzy firmy 

Źródło grafiki: https://www.notion.com/  

Notion łączy zarządzanie zadaniami z tworzeniem dokumentacji i przechowywaniem informacji. Jest często wybierany przez firmy, które chcą mieć jedno miejsce na projekty, notatki, procedury i materiały potrzebne w codziennej pracy. 

W przeciwieństwie do klasycznych aplikacji do zarządzania zadaniami Notion pozwala budować własne bazy danych i strony. Dzięki temu można stworzyć indywidualny system organizacji pracy dopasowany do potrzeb firmy. 

W Notion można tworzyć m.in.: 

• listy zadań, 
• kalendarze projektów, 
• bazy klientów, 
• instrukcje dla pracowników, 
• procedury wewnętrzne, 
• zestawienia i dokumentację projektów. 

Dla kogo sprawdzi się Notion? 

Notion będzie dobrym rozwiązaniem dla: 

• małych firm, które chcą uporządkować wiedzę wewnętrzną, 
• zespołów pracujących projektowo, 
• freelancerów obsługujących wielu klientów, 
• firm, które potrzebują miejsca na dokumenty i zadania jednocześnie. 

Cena 

• dostępny jest darmowy plan dla podstawowego korzystania, 
• płatne wersje oferują większe możliwości współpracy, dodatkowe funkcje administracyjne i większą kontrolę nad dostępem do informacji. 

Microsoft Planner – proste zarządzanie zadaniami w Microsoft 365 

Źródło grafiki: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-365/planner/microsoft-planner 

Microsoft Planner to narzędzie stworzone z myślą o prostym planowaniu pracy zespołu. Jest częścią ekosystemu Microsoft 365, dlatego dobrze sprawdza się w firmach, które już korzystają z Outlooka, Teams lub innych usług Microsoft. 

Planner działa podobnie do tablic Kanban. Zadania można przypisywać konkretnym osobom, ustalać terminy i przenosić między kolejnymi etapami realizacji. 

Najważniejsze funkcje obejmują: 

• tworzenie list zadań, 
• przypisywanie obowiązków, 
• ustalanie terminów, 
• monitorowanie postępu, 
• współpracę zespołową, 
• integrację z innymi narzędziami Microsoft. 

Dla kogo sprawdzi się Microsoft Planner? 

Narzędzie będzie dobrym wyborem dla: 

• małych firm korzystających z Microsoft 365, 
• zespołów, które potrzebują prostego podziału obowiązków, 
• przedsiębiorców szukających podstawowego narzędzia bez dodatkowej konfiguracji, 
• firm, które nie potrzebują rozbudowanych funkcji projektowych. 

Cena 

• Narzędzie jest dostępne w ramach wybranych pakietów Microsoft 365, 
• zakres funkcji zależy od posiadanej licencji.

Porównanie narzędzi

Plan wdrożenia narzędzia do zarządzania zadaniami w 7 dni 

Nie musisz od razu tworzyć skomplikowanego systemu pracy. Na początek wystarczy jedno miejsce, w którym zapiszesz wszystkie zadania, terminy i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Wdrożenie możesz przeprowadzić etapami. 

Dni 1–2: zbierz zadania w jednym miejscu  

Na początku uporządkuj swoje zadania: 

• zapisz wszystkie bieżące obowiązki i projekty, 
• wybierz jedno narzędzie do organizacji pracy, 
• utwórz prostą tablicę z podstawowymi etapami realizacji. 

Przykładowa struktura: 

Do zrobienia 

• przygotować ofertę dla klienta, 
• odpowiedzieć na zapytania, 
• uzupełnić cennik usług. 

W trakcie 

• zadania, nad którymi aktualnie pracujesz. 

Zakończone 

• działania, które zostały już wykonane. 

Na tym etapie nie warto tworzyć rozbudowanych kategorii i skomplikowanych zasad. Najważniejsze jest zebranie wszystkich zadań w jednym miejscu, aby łatwiej kontrolować postęp pracy. 

Dni 3–5: uporządkuj sposób pracy 

Gdy wszystkie zadania są już zebrane, dopasuj narzędzie do potrzeb swojej firmy. 

Dodaj: 

• osoby odpowiedzialne za zadania, 
• terminy realizacji, 
• priorytety, 
• krótkie opisy lub najważniejsze informacje. 

Przykładowe pola zadania: 

• nazwa zadania, 
• termin, 
• osoba odpowiedzialna, 
• status, 
• dodatkowe informacje. 

Możesz wykorzystać prosty podział statusów: 

• do zrobienia, 
• w trakcie, 
• do sprawdzenia, 
• zakończone. 

Od tego momentu staraj się prowadzić wszystkie zadania w jednym miejscu. Unikaj równoległych list w notatkach, e-mailach czy prywatnych arkuszach. 

Dni 6–7: sprawdź i popraw działanie narzędzia 

Po kilku dniach zobacz, czy sposób organizacji pracy rzeczywiście Ci odpowiada. 

Sprawdź: 

• które statusy są potrzebne, 
• czy zadania mają odpowiednie informacje, 
• czy każdy wie, za jakie działania odpowiada, 
• czy można coś uprościć. 

Jeżeli np. status „do sprawdzenia” nie jest używany, usuń go i wróć do prostszego podziału: 

• do zrobienia, 
• w trakcie, 
• zakończone. 

Dobre narzędzie nie powinno utrudniać pracy. Ma pomagać szybciej znaleźć informacje, pilnować terminów i uporządkować codzienne obowiązki. 

Szukasz sposobu na lepszą organizację projektów w firmie? Poznaj kurs „Jak skutecznie zarządzać projektami w swojej firmie? Kompletny przewodnik dla przedsiębiorców”. Nauczysz się wyznaczać cele, planować etapy pracy, tworzyć harmonogramy i kontrolować postępy realizacji projektu. To praktyczna wiedza, która pomaga uporządkować działania i lepiej wykorzystać narzędzia do zarządzania zadaniami. 

Jakie błędy najczęściej utrudniają wdrożenie narzędzia? 

Samo wybranie aplikacji do zarządzania zadaniami nie wystarczy. Nawet dobre narzędzie nie pomoże, jeśli będzie zbyt skomplikowane, nikt nie będzie aktualizował zadań albo każdy pracownik będzie korzystał z niego w inny sposób. 

Najczęstsze problemy to: 

• Zbyt dużo funkcji na początku 

Rozbudowane projekty, liczne statusy i dodatkowe kategorie mogą utrudnić rozpoczęcie pracy. Na początek lepiej stworzyć prostą strukturę i dodawać kolejne elementy dopiero wtedy, gdy będą potrzebne. 

• Brak regularnej aktualizacji zadań 
  Jeżeli statusy nie są zmieniane, narzędzie szybko przestaje pokazywać rzeczywisty postęp prac. Każda osoba powinna na bieżąco oznaczać, na jakim etapie znajduje się dane zadanie. 

• Korzystanie z wielu różnych miejsc do planowania pracy 
  Jeśli część zadań znajduje się w e-mailach, część w notatkach, a część w kilku aplikacjach, trudno kontrolować całość. Warto wybrać jedno główne miejsce do organizacji pracy. 

• Brak ustalenia odpowiedzialności 
  Każde zadanie powinno mieć przypisaną osobę odpowiedzialną za jego realizację i aktualizację statusu. Dzięki temu wiadomo, kto zajmuje się konkretnym działaniem. 

Podsumowanie – jak skutecznie zarządzać zadaniami? 

Narzędzie do zarządzania zadaniami ma ułatwiać codzienną pracę, a nie tworzyć dodatkowe obowiązki. Sama aplikacja nie rozwiąże problemów organizacyjnych, jeśli zabraknie jasnych zasad korzystania z niej. 

Spróbuj zacząć od prostych kroków: 

• wybierz jedno miejsce do zapisywania zadań, 
• ustal podstawowe statusy pracy, 
• przypisz odpowiedzialność za konkretne działania, 
• regularnie aktualizuj postęp. 

Dobór narzędzia zależy od sposobu pracy w firmie. Mały zespół może potrzebować prostego rozwiązania do tworzenia listy zadań, natomiast przy większej liczbie projektów lepiej sprawdzi się bardziej rozbudowana platforma. 

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Jak wybrać narzędzie na początek, jeśli firma nie ma jeszcze uporządkowanego sposobu pracy? 

Warto zacząć od prostego rozwiązania, które pozwoli zebrać wszystkie zadania w jednym miejscu. Nie trzeba od razu korzystać ze wszystkich dostępnych funkcji. 

2. Co wdrożyć jako pierwszy krok? 

Najpierw wybierz jedno narzędzie i przenieś do niego wszystkie aktualne zadania. Dopiero później dodawaj kolejne statusy, kategorie i dodatkowe funkcje. 

3. Jak zdecydować, czy potrzebuję prostego czy bardziej zaawansowanego narzędzia? 

Jeżeli realizujesz kilka prostych zadań, wystarczy podstawowa tablica. Przy wielu projektach, terminach i zależnościach między zadaniami lepiej sprawdzi się bardziej rozbudowane rozwiązanie. 

4. Co zrobić, jeśli zespół nie korzysta z wdrożonego narzędzia? 

Najczęściej problemem jest zbyt skomplikowana struktura. Usuń niepotrzebne pola i statusy, aby korzystanie z aplikacji było szybkie i intuicyjne. 

Sprawdź również

Wspólny język to coś więcej niż tłumaczenie Feedback w małej firmie – jak mówić wprost, nie niszcząc relacji?     Jak napisać dobre ogłoszenie o pracę?  Onboarding obcokrajowca w Polsce – co naprawdę pomaga wdrożyć nowego pracownika? Legalizacja pracy cudzoziemców – formalności, aktualne przepisy 5 kroków do uzyskania satysfakcjonującego wynagrodzenia w nowej pracy – techniki negocjacyjne dla osób wracających na rynek pracy   

---