• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Na czym polega outsourcing i jakie daje korzyści?

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Chcąc prowadzić biznes, szybko okazuje się, że nie da się wszystkiego robić samodzielnie. Obok rozwoju firmy, zdobywania klientów i kontroli kosztów ktoś musi zadbać o księgowość, umowy, reklamy czy stronę internetową. Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na outsourcing, który pozwala przekazać część zadań zewnętrznym specjalistom i skupić się na tym, co bezpośrednio napędza rozwój działalności.

Spis treści: 

1. Outsourcing – co to właściwie jest?
2. Typy outsourcingu – jakie zadania można przekazać na zewnątrz?
3. Kiedy outsourcing pomaga przedsiębiorcy?
4. Outsourcing – korzyści dla firmy
5. Outsourcing – wady i potencjalne ryzyka
6. Outsourcing w praktyce – jak wdrożyć go w swojej firmie?
7. Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców przy outsourcingu
8. Na czym polega outsourcing i jakie daje korzyści? Podsumowanie
9. FAQ

Outsourcing – co to właściwie jest?

Outsourcing polega na przekazaniu wybranych zadań firmie zewnętrznej lub niezależnemu specjaliście. Zamiast zatrudniać pracownika na etat, podpisujesz umowę z podmiotem, który specjalizuje się w danym obszarze. Może to być księgowość, obsługa kadr, marketing, IT, logistyka czy obsługa infolinii.

W praktyce wygląda to tak, że:

• określasz, których procesów nie chcesz realizować wewnątrz firmy,
• wybierasz partnera, który ma doświadczenie w danym obszarze,
• ustalacie zakres odpowiedzialności, zasady komunikacji i rozliczeń.

Firmy decydują się na taki krok najczęściej wtedy, gdy brakuje im czasu, wiedzy specjalistycznej albo zasobów na zbudowanie działu wewnętrznego. Outsourcing pozwala od razu korzystać z doświadczenia kogoś, kto daną usługę świadczy na co dzień.

Są branże, w których outsourcing jest właściwie standardem. Księgowość w małych firmach bardzo często prowadzona jest przez zewnętrzne biuro rachunkowe. W obszarze IT wiele organizacji korzysta z firm specjalizujących się w administracji serwerami czy obsłudze oprogramowania. Coraz popularniejsze są też agencje marketingowe, które zajmują się reklamą, social mediami czy tworzeniem treści.

Typy outsourcingu – jakie zadania można przekazać na zewnątrz?

Outsourcing może obejmować zarówno pojedyncze zadania, jak i całe procesy, dlatego warto dopasować jego zakres do etapu rozwoju firmy i własnych priorytetów. Jednym z modeli jest outsourcing procesowy, w którym na zewnątrz trafiają całe obszary, takie jak księgowość czy kadry i płace wraz z kontaktami z urzędami.

Innym rozwiązaniem jest outsourcing operacyjny, polegający na zlecaniu wybranych czynności wspierających codzienną pracę firmy, np. obsługi telefonu, strony internetowej lub kampanii reklamowych.

Funkcjonuje także outsourcing specjalistyczny, wykorzystywany przy konkretnych projektach lub problemach, gdy potrzebna jest wiedza eksperta, np. prawnika czy doradcy ds. dotacji.

Osobną formą jest outsourcing pracowniczy, gdzie formalnym pracodawcą jest firma zewnętrzna, a praca wykonywana jest na rzecz Twojego biznesu. Wybór zakresu outsourcingu powinien wynikać z planów rozwoju i decyzji, które obszary chcesz rozwijać wewnętrznie, a które bezpiecznie oddać na zewnątrz.

Kiedy outsourcing pomaga przedsiębiorcy?

Jeśli chcesz zostać przedsiębiorcą, naprawdę łatwo wpaść w pułapkę przekonania, że nad wszystkim musisz mieć pełną kontrolę i wszystkiego trzeba pilnować samodzielnie. Tymczasem osoba przedsiębiorcza to nie ta, która robi wszystko własnymi rękami, lecz ta, która potrafi mądrze delegować.

Outsourcing pomaga szczególnie na starcie, gdy koszty założenia firmy i stałe wydatki szybko obciążają budżet. Zamiast budować pełny zespół i ponosić wysokie koszty, można zacząć działać, przekazując część zadań partnerowi zewnętrznemu. To ułatwia start mimo ograniczonego czasu i zasobów.

Outsourcing – korzyści dla firmy

Kiedy analizujesz outsourcing wady i zalety, często jako pierwsze pojawiają się obawy przed utratą kontroli. Warto jednak spojrzeć na ten temat całościowo, bo dobrze wdrożony outsourcing potrafi bardzo mocno wzmocnić firmę.

Tabela 1. Zalety outsourcingu.

Obszar korzyści	Jak wpływa na firmę
Obniżenie kosztów	Brak konieczności zatrudniania pracowników etatowych, szkoleń i utrzymywania stanowisk pracy
Dostęp do specjalistów	Możliwość korzystania z wiedzy i doświadczenia ekspertów bez długiego procesu rekrutacji
Oszczędność czasu	Przekazanie zadań zewnętrznym wykonawcom pozwala skupić się na strategicznych działaniach
Elastyczność	Łatwe skalowanie zakresu usług w zależności od aktualnych potrzeb biznesowych
Większa koncentracja na biznesie	Zespół wewnętrzny może skupić się na rozwoju firmy zamiast na zadaniach operacyjnych

Opracowanie własne.

Warto też podkreślić, że outsourcing dobrze wspiera proces korzystania z programów wsparcia. Przygotowanie dokumentacji na dotacje na otwarcie firmy, biznesplanów, analiz finansowych wymaga wiedzy i doświadczenia. Zewnętrzni specjaliści potrafią pomóc w tym szybciej i sprawniej niż ktoś, kto robi to pierwszy raz.

Drugi wyliczeniowy fragment może uporządkować najważniejsze korzyści, jakie z perspektywy właściciela firmy daje outsourcing:

• dostęp do specjalistów bez konieczności tworzenia etatów,
• możliwość szybkiego zwiększenia czy zmniejszenia skali wsparcia,
• redukcję kosztów stałych przy zachowaniu wysokiej jakości usług.

Przy planowaniu warto porównać outsourcing z klasycznym podejściem, jakim jest zatrudnienie pracownika.

Outsourcing – wady i potencjalne ryzyka

Żaden model nie jest idealny. Outsourcing ma swoje słabe strony, o których warto wiedzieć, zanim podejmiesz decyzję.

Tabela 2. Wady outsourcingu.

Obszar	Opis ryzyka
Kontrola nad procesem	Część działań realizuje podmiot zewnętrzny, co ogranicza bezpośredni wpływ na sposób i tempo pracy.
Zależność od dostawcy	Problemy organizacyjne lub kadrowe partnera mogą przełożyć się na funkcjonowanie firmy.
Jakość realizacji	Zbyt duże skupienie na cenie zwiększa ryzyko współpracy z wykonawcą o niskich kompetencjach.
Komunikacja	Brak jasno ustalonych zasad kontaktu i raportowania sprzyja nieporozumieniom i opóźnieniom.

Opracowanie własne.

Outsourcing w praktyce – jak wdrożyć go w swojej firmie?

Jeśli outsourcing ma sens w Twojej działalności, najlepiej wdrażać go metodycznie. Na początku warto wskazać zadania, które najbardziej obciążają czasowo, a nie wymagają osobistego zaangażowania, najczęściej są to obszary administracyjne lub techniczne.

Kolejnym krokiem jest wybór dostawcy z odpowiednim doświadczeniem oraz precyzyjne ustalenie zasad współpracy w umowie, w tym zakresu zadań, terminów i odpowiedzialności.

Równie istotne jest bieżące monitorowanie efektów i porównanie outsourcingu z zatrudnieniem pracownika, aby dobrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do skali i potrzeb firmy.

Sprawdź także: Webinar Anna Ledwoń-Blacha – 🤖 AI w marketingu i w biznesie – jak wykorzystać AI w małej firmie?

Najczęstsze błędy popełniane przez przedsiębiorców przy outsourcingu

Problemy z outsourcingiem najczęściej wynikają z błędów popełnianych na etapie wyboru i wdrożenia. Częstym potknięciem jest kierowanie się wyłącznie ceną, co w dłuższej perspektywie prowadzi do opóźnień i niskiej jakości usług.

Równie istotne są nieprecyzyjnie ustalone obowiązki oraz brak regularnej komunikacji z wykonawcą. Dodatkowym ryzykiem jest przekazywanie zbyt wielu obszarów naraz, zwłaszcza tych najważniejszych dla firmy. Lepszym rozwiązaniem bywa stopniowe wdrażanie outsourcingu i stała kontrola współpracy.

Na czym polega outsourcing i jakie daje korzyści? Podsumowanie

Outsourcing to przekazywanie wybranych procesów firmie zewnętrznej, co pozwala obniżyć koszty i zwiększyć efektywność działania. O czym jeszcze warto wiedzieć?

• najczęściej na zewnątrz oddaje się księgowość, IT, marketing oraz obszary związane z outsourcingiem pracowniczym,
• największe korzyści to oszczędność czasu, dostęp do ekspertów i możliwość skalowania działalności bez rozbudowy etatów,
• wśród wad znajdują się mniejsza kontrola nad procesem oraz zależność od jakości pracy wykonawcy.

Chcesz zdobyć więcej praktycznej wiedzy biznesowej i nauczyć się delegowania procesów? Zapisz się na darmowe kursy online Studium Przedsiębiorczości – platformie edukacyjnej, która udostępnia merytoryczne, wartościowe materiały przygotowane specjalnie dla początkujących przedsiębiorców. Znajdziesz tam webinary, szkolenia i artykuły, które pomogą Ci świadomie wybierać, co robić samodzielnie, a co lepiej przekazać specjalistom.

FAQ:

Jakie są rodzaje outsourcingu?

Najczęściej wyróżnia się outsourcing procesowy, operacyjny i specjalistyczny. Pierwszy dotyczy przekazania całych obszarów, np. księgowości lub kadr, drugi – pojedynczych zadań wspierających bieżącą działalność. Outsourcing specjalistyczny polega na korzystaniu z wiedzy eksperta, a jego odrębną formą jest outsourcing pracowniczy, gdzie pracodawcą formalnie pozostaje firma zewnętrzna.

Jakie są zalety outsourcingu?

Do najważniejszych zalet outsourcingu należą oszczędność czasu i pieniędzy, dostęp do doświadczonych specjalistów bez tworzenia etatów oraz możliwość łatwego zwiększania lub zmniejszania skali wsparcia.

Jakie są wady outsourcingu?

Jeśli wybierzesz partnera wyłącznie na podstawie ceny i nie opiszesz dokładnie zasad współpracy, możesz zetknąć się z opóźnieniami, niedokładnością czy brakiem odpowiedzialności za efekt. Dlatego przy analizie outsourcing wady i zalety warto brać pod uwagę nie tylko stawkę, ale też stabilność i doświadczenie dostawcy.

Kiedy warto zdecydować się na outsourcing?

Outsourcing ma sens szczególnie wtedy, gdy startujesz z działalnością i nie chcesz od razu budować całego zespołu wewnętrznego. Pomaga ograniczyć koszty założenia firmy, uporządkować zadania i zyskać wsparcie ekspertów bez zatrudniania ich na etat.