• Pierwszy biznes

Instrukcja otwarcia własnej działalności – krok po kroku

4.80 (5)

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Gdy podejmiesz decyzję o prowadzeniu własnego biznesu kolejnym ważnym krokiem jest zarejestrowanie działalności gospodarczej. Przygotowaliśmy instrukcję – krok po kroku, jak dokonać wpisu działalności do ceidg. To naprawdę proste, to co zakładamy firmę?

Od czego zacząć?

Aby prowadzić własny biznes należy go przede wszystkim zarejestrować w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, będącej spisem wszystkich przedsiębiorców.

W przypadku działalności jednoosobowej, aby znaleźć się na liście należy wypełnić i złożyć wniosek CEIDG-1.

Jak to zrobić?

Są trzy możliwości:

1. Rejestracja przez bank – to najprostszy sposób. Otwierasz w swoim banku nowy rachunek, zakładasz profil zaufany i następnie rejestrujesz działalność gospodarczą.
2. Rejestracja przez stronę biznes.gov – to państwowa platforma, aby z niej skorzystać musisz posiadać Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany. Nie wymaga wizyty w urzędzie. Otwierasz konto przedsiębiorcy i z jego pomocą rejestrujesz działalność.
3. Rejestracja podczas wizyty w urzędzie miasta lub gminy – to forma, która zajmuje najwięcej czasu. Daje jednak możliwość bezpośredniego kontaktu z Urzędnikiem, który w razie potrzeby pomoże lub odpowie na pytania. W tym przypadku drukujesz wniosek i osobiście zanosisz go do Urzędu.

CEIDG posiada także własną infolinię-jednak konsultanci zapisują wyłącznie dane we wniosku (nie odpowiadają na pytania i nie udzielają porad). Po wypełnieniu wniosku na infolinii należy udać się do Urzędu i osobiście go podpisać.

UWAGA! Ministerstwo Rozwoju i Technologii planuje już w 2024 roku wprowadzenie rejestracji działalności gospodarczej wyłącznie online.

Jak wypełnić wniosek CEIDG-1?

Wniosek służy zarówno do rejestracji firmy, jak i zgłaszania zmian w już zarejestrowanej działalności. Zwróć uwagę na przypisy w formularzu:

Numer 1) opisuje pola wymagane przy rejestracji

Numer 2) dotyczy zmian w pierwotnym wpisie

Formularz jest jednocześnie zgłoszeniem działalności do ZUS, KRUS, GUS, US.

• Data i miejsce złożenia wniosku: wypełnia Urząd.

Urząd oznaczy także kto złożył wniosek: „przedsiębiorcę” – wniosek złożony osobiście lub „osobę upoważnioną” – przez pełnomocnika.

• Typ wniosku: W poniższej sekcji należy zaznaczyć czego dotyczy wniosek rejestracji firmy, wprowadzenia zmian, zawieszenia, wznowienia lub wykreślenia działalności ze spisu CEIDG.

• Dane przedsiębiorcy: należy wprowadzić dane osobowe z dokumentu tożsamości np. dowodu osobistego (w przypadku obywateli Polski lub paszportu w przypadku obcokrajowca).

WAŻNE! Punkty 2.1 oraz 2.2 wypełniają cudzoziemcy. Należy tu wpisać dane zgodne z kartą pobytu, kartą Polaka lub wizą z adnotacją Poland Business Harbour. Pisownia imienia i nazwiska powinna być zgodna z pisownią zawartą w dokumencie tożsamości. Jeśli rejestracja odbywa się w urzędzie trzeba zabrać ze sobą dokumenty potwierdzające status cudzoziemca. Bez względu na formę składania wniosku CEIDG-1 należy pamiętać, aby załączyć do niego kopie dokumentów pobytowych.

Obywatele strefy Shengen, czyli krajów UE, Islandii, Liechtensteinu i Norwegii, a także obywatele Stanów Zjednoczonych nie muszą załączać dokumentów potwierdzających status cudzoziemca.

• Adres zamieszkania oraz dane kontaktowe:

PAMIĘTAJ! W przypadku, gdy adres znajduje się w obrębie miasta na prawach powiatu, np. Warszawy, w miejscu Powiat należy wpisać nazwę pełną nazwę miasta tj. Warszawa, a nie przymiotnik tj. warszawski. 

WAŻNE! Aby dane do kontaktu zostały wprowadzone do wpisu, ale nie były udostępnione publicznie należy zaznaczyć X w polu: Sprzeciwiam się udostępnianiu danych kontaktowych z CEIDG. Przedsiębiorca sam decyduje w tej sekcji, które dane chce wpisać.

• Dane firmy: w sekcji 5 należy wypełnić dane nowo zakładanego biznesu.

Kilka zasad nadawania nazwy dla jednoosobowej działalności gospodarczej:

1. musi zawierać imię i nazwisko
2. nie może wprowadzać w błąd poprzez sugerowanie w niej zakresu, którym firma się nie zajmuje
3. może zawierać duże i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne, czyli np. kropki, myślniki, symbole 

PAMIĘTAJ! Jednoosobową działalność gospodarczą można mieć tylko jedną. Przed uzupełnieniem formularza należy się upewnić, że nie ma innej firmy o takiej samej nazwie.

WAŻNE!

1. Przy wprowadzaniu daty rozpoczęcia działalności należy zwrócić uwagę, czy rejestrowana firma nie rozpoczęła działania wcześniej, wtedy w tym polu wpisujemy datę wsteczną. Fakt ten może spowodować powstanie obowiązku (po stronie przedsiębiorcy) weryfikacji w US, ZUS lub KRUS czy taka sytuacja nie wiąże się ze złożeniem odpowiednich zawiadomień lub uiszczeniem opłat.
2. Jeśli przedsiębiorca działał wcześniej w ramach działalności nierejestrowanej, co jest możliwe w przypadku osiągania przychodów wkwocie mniejszej niż połowa najniższej pensji minimalnej w kraju, należy pamiętać o obowiązku rejestracji przy przekroczeniu tego limitu. W takiej sytuacji czas na rejestrację działalności wynosi do 7 dni od momentu przekroczenia kwoty minimalnego przychodu -taką datę należy wpisać w formularzu jako datę rozpoczęcia działalności.

W sekcji 5 należy wpisać także przewidywaną liczbę osób zatrudnionych: pracowników, siebie i/lub członków rodziny, z którymi przedsiębiorca będzie współpracował i zostaną zgłoszeni przez niego do ubezpieczenia.

W sekcji 5.1 należy wpisać kody PKD, które określają zakres działalności firmy. KOD przeważający to zakres działalności, z której przewidywane są najwyższe wpływy. Liczba kodów PKD jest nieograniczona – w CEIDG należy zgłosić te, które odpowiadają profilowi planowanej działalności.

PAMIĘTAJ! Jeśli wszystkie kody nie mieszczą się we wniosku, należy wypełnić dodatkowy formularz CEIDG-RD. W takim wypadku w polu „Więcej kodów PKD wskazuję w załączniku CEIDG-RD” należy zaznaczyć X.

W punkcie 7. Stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Należy wpisać polski adres będzie on ogólnodostępny w oficjalnych bazach.

WAŻNE! Na adres wpisany w miejscu „Adres do doręczeń” będą kierowane oficjalne pisma i część z nich zostanie uznana za dostarczone, nawet jeśli nie zostaną odebrane.

WAŻNE! Przedsiębiorca powinien posiadać tytuł prawny w stosunku do lokali wskazanych w rubrykach „adres do doręczeń” oraz „stałe miejsce wykonywania działalności” (np. najem lub dzierżawa, prawo własności, użytkowania wieczystego). Jeśli wskazanych adresów jest wiele, należy wypełnić formularz CEIDG-MW.

PAMIĘTAJ! Jeśli w formularzu wskazane jest dodatkowe miejsce wykonywania działalności należy wprowadzić również kody PKD. Wpisane kody PKD powinny dotyczyć całej działalności.

• Ubezpieczenie:

W sekcji 9 należy wybrać odpowiednią opcję:

• ZUS – podczas składania wniosku automatycznie zostaje się płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
• KRUS
• ubezpieczenie za granicą

WAŻNE! Na wniosku znajduje się podpowiedź (przy każdej opcji: ZUS, KRUS i ubezpieczenie za granicą), którą jego część należy wypełnić dalej.

1. Przy wyborze ZUS:
Proces zgłoszenia jako płatnika składek podczas rejestracji firmy odbywa się automatycznie. Jednak, aby się ubezpieczyć należy złożyć osobny wniosek:

• ZUS ZUA – jeśli zgłoszenie dotyczy ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego
• ZUS ZZA – jeśli zgłoszenie dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego
• ZUS ZCNA – jeżeli zgłaszana jest osoba z rodziny

Sprawdź również

Biała lista podatników BDO, czyli system ewidencji odpadów – co warto o nim wiedzieć? Mikrorachunek podatkowy

Standardowo data obowiązku opłacania ZUS pokrywa się z datą rozpoczęcia działalności. Jednak mogą pojawiać się odstępstwa od tej reguły, wtedy właściwą datę należy uzgodnić z ZUS-em.

2. Przy wyborze KRUS:
Można prowadzić działalność i jednocześnie posiadać ubezpieczenie społeczne dla rolników. W tym celu należy spełnić następujące warunki:

• nieprzerwanie, z mocy ustawy (czyli obowiązkowo), przez co najmniej 3 lata podlegać ubezpieczeniu w KRUS w pełnym zakresie i jednocześnie nadal prowadzić działalność rolniczą albo stale pracować w gospodarstwie rolnym (obejmującym obszar użytków rolnych powyżej 1 ha przeliczeniowego lub dział specjalny w rozumieniu przepisów ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników)
• złożyć oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia w KRUS w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej lub współpracy przy tej działalności
• nie można być pracownikiem, ani pozostawać w stosunku służbowym (np. praca w służbach mundurowych)
• nie można posiadać ustalonego prawa do emerytury lub renty (czyli nie została wydana decyzja o przyznaniu emerytury lub renty) albo do świadczeń z ubezpieczeń społecznych
• kwota należnego podatku od przychodów z własnej działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekracza kwoty granicznej¹.

3. Przy wyborze ubezpieczenia za granicą

Tę opcję można wybrać, jeśli obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne oraz społeczne jest opłacane poza granicami Polski. W tym przypadku należy złożyć do ZUS odpowiednie dokumenty, w celu potwierdzenia opłacania składek.

W dalszej części formularza znajduje się oświadczenie: 

Można zaznaczyć: tak, składam oświadczenie jeśli:

• posiada się tytuł prawny do nieruchomości wskazanej w formularzu;
• na osobie składającej oświadczenie nie ciąży prawomocny zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.

WAŻNE! Jeśli przynajmniej jeden z w.w. warunków nie jest prawdziwy, wniosek nie może zostać złożony i działalność nie zostanie zarejestrowana. Należy także pamiętać, że za składanie fałszywych oświadczeń grozi odpowiedzialność karna.

• Status działalności: dotyczą go sekcje 11, 12 i 13 formularza CEIDG-1 Przy zakładaniu firmy, nie trzeba ich wypełniać.

WARTO WIEDZIEĆ! Podczas rejestracji można od razu zawiesić działalność. Takie rozwiązanie sprawia, że nie ma obowiązku uiszczania płatności z tytułu składek ZUS, podatku VAT, zaliczek na podatek dochodowy, nie trzeba też składać deklaracji ZUS lub JPK – do momentu rozpoczęcia działań. Zawieszenie nie może być jednak krótsze niż 30 dni.

Jeśli data startu działalności jest już znana można od razu wpisać datę wznowienia. To pozwoli uniknąć konieczności składania kolejnego formularza wznawiającego działalność.

• Urząd Skarbowy: należy wpisać właściwy dla miejsca zamieszkania.

• Podatek: w punkcie 15 należy wskazać formę jego płatności, od tego wyboru zależy wysokość podatku oraz rodzaj księgowości.

Są trzy opcje do wyboru:

• skala podatkowa
• podatek liniowy
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

WAŻNE! Jeśli żadna z powyższych form nie zostanie wybrana, dochód z prowadzonej działalności zostanie opodatkowany na zasadach ogólnych według obowiązującej skali podatkowej.

• Księgi rachunkowe: w 16 punkcie należy zaznaczyć X w polu „zawiadamiam, że w następnym roku obrotowym wybieram prowadzenie ksiąg rachunkowych”. Zaznaczenie nie jest obowiązkowe, jeśli informacja o prowadzeniu ksiąg zostanie zawarta w zeznaniu rocznym.

PAMIĘTAJ! Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest prowadzenie dokumentacji rachunkowej. W punkcie 17. i 17.1 należy wskazać kto będzie prowadził księgi rachunkowe.

Jeśli będzie to biuro rachunkowe, należy podać jego dane w punkcie 17.1.

Jeśli przedsiębiorca będzie prowadził księgowość samodzielnie to w punkcie 17 należy zaznaczyć odpowiednie pole znakiem X, oraz wpisać własny NIP i nazwę firmy w polu 17.1.

• Numery identyfikacyjne: należy wpisać wszelkie numery nadane w innych krajach, mogą to być numery ubezpieczeniowe lub podatkowe.

• Numer bankowego rachunku firmowego: obowiązkowo należy zgłosić wszystkie rachunki bankowe, z których firma korzysta lub będzie korzystać w ramach prowadzonej działalności.

PAMIĘTAJ! W tym miejscu należy również zgłosić wszelkie czynności związane z rachunkami np. ich otwarcie lub zamknięcie.

Numer rachunku bankowego może się przydać np. do otrzymania zwrotu VAT z urzędu skarbowego. Wpisany w tym miejscu numer będzie widoczny na białej liście podatników VAT. 

WAŻNE! Na tym etapie w formularzu można podać numer konta prywatnego, a dopiero później zmienić go na właściwy numer rachunku firmowego.

Konto firmowe jest wymagane gdy:

• wartość transakcji z jednym z kontrahentów przekracza 15 tys. zł. Bez względu na to czy kwota będzie na jednej fakturze czy zostanie rozbita na kilka
• firma będzie korzystała z mechanizmu podzielonej płatności

PAMIĘTAJ! Nawet jeśli ww. wytyczne nie zostaną spełnione, rachunek firmowy może okazać się niezbędny. Banki zwykle regulaminowo dążą do ograniczania wykorzystania kont prywatnych do rozliczania działalności gospodarczej. 

WARTO WIEDZIEĆ! W ramach oferty banku często proponowane jest profesjonalne wsparcie księgowych.

• Adres do e-Doręczeń: dotyczą go punkty od 22 do 22.3.. Na górze formularza znajduje się dokładny opis, jak i kiedy należy wypełnić wskazane pola. Wniosek o utworzenie adresu można złożyć na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

Projekt platformy przewiduje m.in. od 2024 roku kontakt z urzędami za pomocą adresu e-Doręczeń.

Małżeńska wspólnota majątkowa: to pole nie jest obowiązkowe do wypełnienia.

Pełnomocnictwa: sekcje 25., 26. i 27. dotyczą pełnomocnictw oraz informacji o dołączonych do wniosku dodatkowych formularzach. Nie ma obowiązku zgłaszania pełnomocników do CEIDG. Pełnomocnicy mogą realizować sprawy firmy wyłącznie na podstawie odpowiedniego zaświadczenia. Jeśli jednak pola z sekcji 26.2 i 26.3 zostaną wypełnione, dane pełnomocnika będą wyświetlały się w ogólnodostępnym rejestrze.

WAŻNE WSKAZÓWKI NA ZAKOŃCZENIE

• Każdy punkt wniosku jest ISTOTNY
• Przed złożeniem wniosku warto się upewnić, że wszystkie informacje są kompletne i poprawnie wypełnione

Rejestracja własnej działalności gospodarczej może wydawać się skomplikowana, ale dzięki powyższym wskazówkom proces ten stanie się znacznie prostszy.

Powodzenia w rozpoczynaniu własnego biznesu!

¹ https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001140