• Rozwój biznesu

Efektywne zarządzanie czasem – jak zarządzać czasem, aby osiągać swoje cele osobiste i zawodowe? 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Doba zawsze trwa 24 godziny, ale niektórzy potrafią ją wykorzystać do maksimum, podczas gdy innym czas „przecieka przez palce”. Jak to możliwe? Kluczem jest efektywne zarządzanie czasem (czy też właściwie zarządzanie sobą w czasie). Niektórzy mają do tego naturalne skłonności, ale dobra wiadomość jest taka, że każdy może się tego nauczyć. Sprawdź, jak zarządzać czasem i osiągać swoje cele! 

Spis treści:

1. Na czym polega zarządzanie czasem i dlaczego warto to robić? 
2. Efektywne zarządzanie czasem: popularne techniki 
3. Efektywne zarządzanie czasem: podsumowanie 
   

Na czym polega zarządzanie czasem i dlaczego warto to robić? 

Efektywne zarządzanie czasem polega przede wszystkim na optymalnym wykorzystaniu dostępnego  czasu w konsekwentnym dążeniu do celu. Problemy w tym zakresie dotykają wielu osób, a ich przyczyny są różne. Często winą obarcza się nadmiar bodźców, jakim poddawany jest współczesny człowiek. W efekcie jego zdolność koncentracji i utrzymania uwagi drastycznie spada. To prowadzi z kolei do marnowania czasu, odkładania zadań na później, spadku produktywności i motywacji, a następnie nagromadzenia zadań i frustracji oraz stresu. 

Wdrożenie technik efektywnego zarządzania czasem pozwala jednak ograniczyć te negatywne skutki. Efektem jest realizowanie zadań w zamierzonym czasie, zmniejszenie stresu i nagromadzenia pracy. Efektywnie zarządzając swoim czasem, możesz osiągnąć więcej, a dzięki temu łatwiej realizować swoje cele – zarówno te zawodowe, jak i prywatne! 

Efektywne zarządzanie czasem: popularne techniki 

Istnieje wiele technik efektywnego zarządzania czasem, a często wdrożenie nawet jednej z nich może znacząco podnieść Twoją produktywność, motywację i satysfakcję z realizowanych zadań. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów metod, które mogą się przydać w życiu zawodowym i prywatnym – niezależnie od tego, co chcesz osiągnąć. 

Priorytetyzacja zadań 

Ustalenie, które zadania są ważniejsze, pozwala dobrać kolejność ich realizacji i ocenić swoją produktywność. Priorytetyzacja zadań może być realizowana np. za pomocą matrycy Eisenhowera, czyli ich podziału na Ważne i Pilne, Ważne i Niepilne, Nieważne i Pilne, Nieważne i Niepilne. Pozwala to pozbyć się z listy tzw. pożeraczy czasu oraz innych zbędnych zadań i skupić się na tych najważniejszych lub najpilniejszych. 

Technika Pomodoro 

Technika Pomodoro to system pracy, którego celem jest utrzymanie bardzo wysokiego poziomu skupienia i świeżości umysłu. Zakłada intensywną pracę przez 25 minut, a następnie 5 minut przerwy. Po wykonaniu czterech takich cykli odpoczywa się 15-20 minut. W stosowaniu techniki Pomodoro pomagają specjalne aplikacje lub zwykły stoper. 

Metoda GTD (Getting Things Done) 

Ta metoda opiera się na gromadzeniu wszystkich zadań do wykonania i układania z nich przejrzystych list. Składa się z 5 etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i wykonania. Zakłada ścisłe trzymanie się planu zadań do wykonania – dzięki temu od razu po zrealizowaniu jednego zadania można przejść do następnego, bez konieczności zastanawiania się, czym zająć się dalej. 

Zasada 2 minut 

Zasada 2 minut to efektywna i bardzo prosta metoda, która pomaga zapobiegać odkładaniu zadań na później. Idea jest banalna – jeśli wykonanie jakiejś czynności zajmie Ci 2 minuty lub mniej, wykonaj ją natychmiast. W ten sposób można szybko pozbyć się wielu zadań z listy. 

Metoda zjedzenia żaby 

Ta metoda zakłada z kolei uporanie się z najtrudniejszymi, najbardziej niewygodnymi zadaniami w pierwszej kolejności. „Żaba” symbolizuje właśnie to zadanie, które jest największym wyzwaniem. Gdy już się z nim uporasz, kolejne czynności przyjdą Ci łatwiej, a Twoja efektywność powinna się zwiększyć. 

Zasada TRZOS 

Zasada TRZOS ułatwia planowanie dnia i zarządzanie czasem. Jest to akronim opisujący jej najważniejsze założenia: 

• T – Terminy zadań spisać, 

• R – Ramy czasowe określić, 

• Z – Zaplanować rezerwy czasowe, 

• O – Ograniczyć inne działania, 

• S – Skontrolować rezultaty. 

Istnieją również inne podobne metody, takie jak APLEN. Ich wdrożenie pozwala efektywniej planować swój czas i aktywność. 

Prawo Parkinsona 

Prawo Parkinsona mówi o tym, że im więcej masz czasu na wykonanie zadania, tym dłużej je wykonujesz. Dlatego powinno się dokładnie planować harmonogram działania, wyznaczając konkretne cele i realistyczne ramy czasowe oraz unikać odkładania zadań na ostatnią chwilę. 

Reguła 60:40 

Reguła 60:40 zakłada, że należy planować jedynie 60% swojego czasu. Pozostałe 40% jest przeznaczone na wszelkie niespodziewane okoliczności, które często się zdarzają, mogąc powodować stres i opóźnienia w realizacji zadań. 

Efektywne zarządzanie czasem: podsumowanie 

Oczywiście powyższe techniki to nie wszystko, co możesz wdrożyć, aby efektywniej zarządzać swoim czasem. Jeśli chcesz zgłębić ten temat, porusza go wiele poradników i szkoleń. Zdecydowanie warto – niezależnie od tego, czy chcesz lepiej sprawdzać się w pracy, skutecznie rozwijać swój biznes czy też osiągać swoje cele osobiste. 

FAQ

Co to jest reguła 60:40 i dlaczego warto ją stosować?

Reguła 60:40 to zasada zarządzania czasem, która zakłada, że należy planować jedynie 60% swojego dostępnego czasu. Pozostałe 40% powinno być pozostawione jako rezerwa czasowa przeznaczona na wszelkie niespodziewane okoliczności i zadania, które mogą się pojawić w ciągu dnia.

Na czym polega Prawo Parkinsona i jak można je wykorzystać w codziennym zarządzaniu czasem?

Prawo Parkinsona mówi o tym, że im więcej mamy czasu na wykonanie zadania, tym dłużej je wykonujemy. Jest to obserwacja zachowania ludzkiego, która pokazuje naszą tendencję do „rozciągania” pracy na cały dostępny czas.

Aby efektywnie wykorzystać to prawo w codziennym zarządzaniu czasem, należy:

• Dokładnie planować harmonogram działania
• Wyznaczać konkretne, jasno określone cele
• Ustalać realistyczne, ale niezbyt luźne ramy czasowe na wykonanie zadań
• Unikać odkładania zadań na ostatnią chwilę
• Monitorować swój postęp w realizacji zadań

Świadome wykorzystanie Prawa Parkinsona może znacząco zwiększyć naszą efektywność i produktywność, ponieważ ograniczając dostępny czas, zmuszamy się do lepszej koncentracji i skupienia na zadaniu.

Na czym polega efektywne zarządzanie czasem i jakie korzyści przynosi?

Efektywne zarządzanie czasem polega na optymalnym wykorzystaniu dostępnego czasu w konsekwentnym dążeniu do celu. Jest to w istocie zarządzanie sobą w czasie. Wdrożenie technik efektywnego zarządzania czasem przynosi liczne korzyści:

• Realizowanie zadań w zamierzonym czasie
• Zmniejszenie poziomu stresu
• Ograniczenie nagromadzenia pracy
• Zwiększenie produktywności i motywacji
• Łatwiejsze osiąganie celów zarówno zawodowych, jak i prywatnych

Sprawdź również

Franczyza czy własny biznes pod swoją marką – co wybrać?  Bezpieczna franczyza – jak wybrać odpowiednią franczyzę? 5 kroków jak przejść z etatu na własny biznes?