• Rozwój biznesu

Zarządzanie zespołem rozproszonym – na czym polega i jak robić to dobrze? 

5.00 (3)

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Postęp technologiczny i liczne zmiany gospodarczo-polityczne spowodowały, że coraz więcej menedżerów musi zarządzać zespołami rozproszonymi. Niesie to za sobą jeszcze więcej wyzwań niż zarządzanie zespołem, który pracuje w jednym miejscu i czasie. Dowiedz się, czym jest zespół rozproszony, jak efektywnie nim zarządzać oraz jakich błędów unikać! 

Czym jest zespół rozproszony?  

Zespół rozproszony to grupa pracowników, którzy komunikują się oraz współpracują ze sobą zdalnie, czyli za pośrednictwem narzędzi cyfrowych. Nazywany jest również zespołem zdalnym lub zespołem wirtualnym. Jego pracownicy mogą znajdować się w różnych miastach i krajach, operować różnymi językami i znajdować się w odmiennych strefach czasowych. Wszystkie te czynniki mogą generować dodatkowe problemy w funkcjonowaniu zespołu. To dlatego zarządzanie zespołem rozproszonym niesie za sobą więcej wyzwań niż zarządzanie zespołem, który jest na miejscu. 

Na czym polega zarządzanie zespołem rozproszonym?   

Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na takim doborze działań, aby uzyskiwać maksymalną efektywność pracy przy jednoczesnej kontroli i eliminowaniu przeszkód. Wymaga organizowania, koordynowania i kontrolowania pracy osób, z którymi nie ma bezpośredniego i stałego kontaktu „twarzą w twarz” w celu osiągnięcia celów organizacji. Tym samym zarządzanie zespołem rozproszonym łączy tradycyjne modele zarządzania z tymi dostosowanymi do pracy zdalnej. 

Zarządzanie zespołem rozproszonym – najczęstsze problemy 

Praca w zespole zdalnym może generować szereg trudności. Z jakimi problemami najczęściej muszą się zmagać menedżerowie? 

• Odległość – samo rozproszenie geograficzne zespołu może generować spore trudności. Pół biedy, jeśli pracownicy są zlokalizowani w tej samej lub podobnej strefie czasowej. Coraz częściej menedżerowie mają jednak do czynienia z sytuacjami, w których różnica czasowa pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu wynosi kilka lub kilkanaście godzin. Wpływa to na trudność w ustaleniu godzin pracy i duże ograniczenia w zakresie możliwości porozumienia się, szczególnie w nagłych sytuacjach. Praca z różnych obszarów może też generować różnice w lokalnych systemach zarządzania. 

• Trudności z zachowaniem produktywności – dotyczy to szczególnie zespołów rozproszonych, w których pracownicy wykonują swoje obowiązki zdalnie, z domu. Organizacja własnego czasu pracy w obliczu wielu „rozpraszaczy” i bez obecności innych członków zespołu oraz przełożonego bywa trudna. Może to prowadzić do spadku efektywności i braku terminowości wykonywania zadań. 

• Trudności w podziale i przepływie działań – w zespole rozproszonym często brakuje wykształconych relacji pomiędzy członkami zespołu. To z kolei może wpływać na komunikację dotyczącą wykonywanych działań i skuteczność podziału obowiązków. Pracownicy mogą nie rozumieć swojej roli lub nie wiedzieć, czym zajmuje się reszta grupy. Prawidłowy przepływ informacji często jest dużym wyzwaniem rzutującym na wyniki. 

• Mniejsze poczucie przynależności do firmy – praca poza siedzibą organizacji i brak spotkań oraz relacji ze współpracownikami obniżają poczucie przynależności. W związku z tym mogą prowadzić także do zmniejszenia lojalności i zaangażowania w pracę na sukces firmy. 

• Trudności w adekwatnej ocenie pracowników i ich wkładu – menedżer w zespole rozproszonym nie ma możliwości obserwowania pracowników na co dzień. W związku z tym rzetelna ocena ich pracy jest znacznie trudniejsza. Tym samym ciężko jest wyłapać zarówno osoby z największym potencjałem, jak i te, które mogą nie dawać sobie rady ze swoimi obowiązkami. 

Nic więc dziwnego, że zarządzanie rozproszonym zespołem sprawia trudność wielu menedżerom. Wymaga ono dyscypliny oraz odpowiedniego doboru metod. 

Sprawdź również

Jak technologia wspiera małe firmy? Przegląd rozwiązań  Rekrutacja i zarządzanie talentami – pozyskaj wartościowych pracowników do swojej firmy  Skuteczne zarządzanie czasem, czyli jak zwiększyć swoją produktywność 

Jak skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym? 

Mimo przedstawionych wyżej trudności zespół rozproszony może działać skutecznie i osiągać świetne wyniki. Pomaga w tym oczywiście dobre zarządzanie. Co warto mieć na uwadze, kierując pracą zespołu wirtualnego? 

• Odpowiedni dobór narzędzi – dzięki wykorzystaniu właściwych systemów i aplikacji można zdecydowanie usprawnić komunikację i zarządzanie zadaniami zespołu rozproszonego. Ogromny wzrost popularności zespołów rozproszonych w ostatnich latach sprawia, że wybór narzędzi do organizacji pracy jest ogromny. 

• Określenie celów – pracownicy zdalni zawsze muszą wiedzieć, czym i jak mają się zajmować oraz jakie cele realizują. Konieczne jest sprecyzowanie zarówno całościowej wizji projektu, jak i szczegółowych zadań i odpowiedzialności za ich wykonanie. 

• Komunikacja – członkowie zespołu rozproszonego powinni pozostawać ze sobą w stałym kontakcie. Regularne spotkania (np. w formie wideokonferencji) pomagają przekazywać i aktualizować kluczowe informacje. Ważne jest szczególnie to, aby menedżer pozostawał w stałym kontakcie z pracownikami i sygnalizował swoją dostępność. Dzięki temu członkowie zespołu nie poczują się pozostawieni sami sobie. 

• Integracja – w miarę możliwości należy dążyć do integracyjnych spotkań na żywo. Nawet jedno takie wydarzenie znacząco poprawi dalszą komunikację. Jeżeli spotkanie na żywo jest niemożliwe, pomocne będą także regularne spotkania wirtualne obejmujące cały zespół. 

• Motywacja – motywowanie pracowników jest bardzo ważne, ale w zespole rozproszonym bywa utrudnione. Ze strony menedżera wskazane jest przede wszystkim udzielanie pracownikowi informacji zwrotnych o jego wynikach i jakości pracy. Warto dostrzegać i doceniać dobrze wykonywane zadania, ponieważ świetnie wpływa to na morale, dalszą efektywność i lojalność wobec pracodawcy. Innym czynnikiem motywującym może być dostęp do szkoleń, rozwoju i sprawdzenia się w nowych obszarach. 

• Ustalenie ogólnych zasad pracy zespołu rozproszonego – reguł dotyczących np. godzin pracy, pełnionych ról, terminów spotkań, stosowanych narzędzi itp. Wszystko to pozwala stworzyć niezbędne ramy i strukturę pracy w zespole rozproszonym. 

Położenie nacisku na te elementy pomoże pokonać trudności związane z zarządzaniem zespołem zdalnym i uzyskać pożądaną efektywność. Warto pamiętać, że praca w zespole rozproszonym może przynieść firmie wiele korzyści (m.in. dostęp do specjalistów). Dlatego nie należy bać się tego modelu!