• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Prawne aspekty zatrudniania pierwszych pracowników 

Brak ocen

Ditta Zielonacka

Prowadzisz własną działalność gospodarczą i planujesz zatrudnić swojego pierwszego pracownika? A może zatrudniasz już zespół, ale nie jesteś przekonany czy robisz to w zgodzie z literą prawa? W tym artykule uzyskasz podstawowe informacje na temat procesu zatrudniania, najczęściej wybieranych form zatrudnienia, oraz sankcji jakie może ponieść pracodawca dopuszczający się zaniedbań lub naruszeń w tym obszarze.

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej to niewątpliwie duże wyzwanie w wielu aspektach, a jednym z nich jest dobór właściwego personelu, który pozwoli rozwijać Twój biznes. Aby nie narazić się na negatywne konsekwencje prawne i finansowe, każdy pracodawca powinien przestrzegać przepisów prawa, po to by zabezpieczyć swoje interesy i zapewnić właściwe warunki zatrudnienia.

1. Pierwszym krokiem w drodze do zatrudnienia pracownika jest właściwe zorganizowanie procesu rekrutacji.

Rozpocznij od określenia profilu pracownika. Zastanów się jakie są Twoje oczekiwania jako pracodawcy względem potencjalnego kandydata na konkretne stanowisko pracy, które oferujesz. Określ wymagania, tj. cechy, umiejętności oraz doświadczenie, które w Twojej ocenie powinien posiadać kandydat. Skalkuluj jakie koszty jesteś w stanie ponieść jako pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika i wybierz formę zatrudnienia przewidzianą prawem, która będzie z jednej strony odpowiadała charakterowi pracy, którą oferujesz, a z drugiej będzie dla Ciebie najbardziej dogodna.

Wybierz sposób w jaki przeprowadzisz rekrutację. Możliwości jest wiele, a forma prowadzenia rekrutacji różna w zależności od podmiotu, który ją prowadzi. Większe organizacje posiadają swoje wewnętrzne działy zajmujące się pozyskiwaniem pracowników i współpracowników. Niektóre firmy korzystają z usług zewnętrznych firm, które wspomagają ich w doborze właściwych kandydatów. Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze najczęściej przeprowadzają rekrutację samodzielnie. Jest to także najtańszy sposób na pozyskanie potencjalnego pracownika, przy jednoczesnej możliwości osobistego nadzorowania całego procesu rekrutacyjnego. Najpopularniejszą formą rekrutacji jest zamieszczenie oferty o pracę na internetowych portalach lub serwisach rekrutacyjnych. W przypadku samodzielnej organizacji procesu rekrutacyjnego warto zwrócić uwagę na elementy, które należy umieścić w ogłoszeniu. Od kilku lat szczególne wymogi w tym zakresie nakłada na pracodawców Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”). Wymogi te dotyczą m.in. obowiązku informacyjnego jaki należy spełnić w ramach procesu rekrutacyjnego względem kandydata. Co równie istotne, zbieranie danych należy ograniczyć wyłącznie do takich, które są rzeczywiście niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji, tj. podjęcia decyzji o ewentualnym zatrudnieniu, co również reguluje Kodeks pracy (art. 221 § 1). Proces ten wiąże się bowiem z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów do pracy.

2. Formy zatrudnienia

Polski ustawodawca co do zasady daje przedsiębiorcom swobodę w zakresie wyboru formy zatrudnienia, w zależności od potrzeb przedsiębiorcy oraz rodzaju i charakteru pracy. Powyższe jest przejawem zasady swobody prowadzenia działalności gospodarczej oraz swobody umów. Należy jednak pamiętać, że rodzaj i charakter pracy powinien uzasadniać wybraną formę zatrudnienia i w tym kontekście wspomniana wyżej swoboda podlega ograniczeniom.

Najczęstszymi formami zatrudnienia są:

a) umowa o pracę uregulowana w Kodeksie pracy;

b) umowy cywilnoprawne uregulowane w Kodeksie cywilnym, wśród których najbardziej popularną w obrocie gospodarczym jest umowa zlecenia.

Bez względu na wybór rodzaju umowy, to do zatrudniającego należy zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Umowa o pracę

Podstawową formą zatrudnienia regulującą współpracę i wzajemne relacje pracownika z pracodawcą jest umową o pracę, zdefiniowana w art. 22 Kodeksu pracy. Cechami charakterystycznymi tej umowy jest ścisłe podporządkowanie pracownika pracodawcy, co określane jest często mianem tzw. podporządkowania pracowniczego. Najważniejszymi elementami tego rodzaju umowy są:

· wykonywanie pracy na rzecz i pod kierownictwem pracodawcy, a także w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym (podporządkowanie służbowe oraz organizacyjne),

· obowiązek osobistego wykonywania pracy,

· obowiązek pracodawcy w zakresie wypłaty pracownikowi wynagrodzenia.

Kodeks pracy przewiduje kilka rodzajów umów o pracę:

· umowa o pracę na okres próbny – nie może przekraczać 3 miesięcy, daje pracodawcy możliwość weryfikacji umiejętności pracownika przed zdecydowaniem się na zatrudnienie na dłuższy okres;

· umowa na czas określony – nie może przekraczać 33 miesięcy lub 3 umów terminowych;

· umowa na czas nieokreślony – po upływie 33 miesięcy, o których mowa powyżej, umowa przekształca się w umowę zawartą na czas nieokreślony; jeżeli umowa nie zawiera postanowień co do terminu jej obowiązywania, wówczas również przyjmuje się, że taka umowa jest zawarta na czas nieokreślony.

Kodeks pracy reguluje szczegółowo wszelkie kwestie związane z wzajemną relacją pracodawcy z pracownikiem, w szczególności określa ich prawa i obowiązki, kwestie dotyczące wymiaru czasu pracy, urlopu, czy też terminy i przesłanki wypowiedzenia umowy o pracę i to zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Terminy te są uzależnione od rodzaju umowy oraz długości zatrudnienia. W przypadku umowy zawartej na czas określony i nieokreślony, a także w przypadku rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, chcąc zakończyć stosunek prawny z pracownikiem, należy pamiętać, aby każdorazowo uzasadniać wypowiedzenie umowy poprzez wskazanie konkretnych i rzeczywistych powodów

uzasadniających wypowiedzenie umowy o pracę. Co istotne, niedopuszczalne jest kształtowanie postanowień umowy o prace w sposób mniej korzystny dla pracownika niż przewidują to przepisy prawa pracy. Wybierając tę formę zatrudnienia, należy pamiętać o obowiązkach, które wynikają z Kodeksu pracy, w tym m.in. o konieczności skierowania na wstępne badania lekarskie czy przeprowadzeniu szkolenia bhp.

Ważne!

Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie.

Umowa zlecenia

Alternatywą dla umowy o pracę są umowy cywilnoprawne, z których najczęściej wybieraną umową w obrocie gospodarczym jest obecnie umowa zlecenia uregulowana w Kodeksie cywilnym. Przepisy nie nakładają wymogów w zakresie formy zawarcia takiej umowy, jednak dla celów dowodowych zaleca się, aby umowa została zawarta w formie pisemnej (elektronicznej lub chociażby dokumentowej). Dodatkowo, zgodnie z Ustawą o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, pracodawca powinien potwierdzić zleceniobiorcy w jednej z ww. form, ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia i to przed rozpoczęciem jego wykonywania. W ramach umowy zlecenia, przyjmujący zlecenie zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla dającego zlecenie. Jeżeli z umowy nie wynika inaczej, za wykonane zlecenie należy się wynagrodzenie. Kodeks cywilny nie reguluje częstotliwości wypłat wynagrodzenia, jednak w przypadku umowy zlecenia zawartej na okres dłuższy niż jeden miesiąc, wypłata powinna zostać dokonana przynajmniej raz w miesiącu. Podobnie jak umowa o pracę, umowa zlecenia jest umową starannego działania, przy czym jest znacznie mniej sformalizowana od umowy o pracę. W tym kontekście kluczowe jest zatem to, aby wszelkie istotne postanowienia i warunki współpracy sprecyzować wprost w umowie. W szczególności przy umowie zlecenia warto pamiętać o ewidencjonowaniu czasu pracy zleceniobiorcy, co jest niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia w oparciu o minimalną stawkę godzinową. Prawidłowa ewidencja czasu przepracowanego przez zleceniobiorcę może okazać się potrzebna na żądanie organu kontrolującego, zatem posiada także nieoceniony walor dowodowy.

Kluczowymi różnicami pomiędzy zatrudnieniem pracowniczym (w oparciu o umowę o pracę) oraz zatrudnieniem niepracowniczym (w oparciu o np. umowę zlecenie) są m.in.:

· charakter świadczonej pracy,

· większa swoboda przyjmującego zlecenie, przejawiająca się w braku stałego nadzoru i kierownictwa charakterystycznego dla stosunku pracy,

· większa elastyczność przyjmującego zlecenie w zakresie organizacji czasu pracy i jego wymiaru,

· możliwość powierzenia wykonania zlecenia osobie trzeciej (gdy wynika to z postanowień umowy),

· sposób opłacania składek ZUS.

Pamiętaj!

· Niezależnie od wyboru formy zatrudnia, każdy pracodawca musi przestrzegać przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia za pracę w przypadku umowy o pracę oraz

minimalnej stawki godzinowej w przypadku m.in. umów zlecenia. Aktualne stawki określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r. Od 1 lipca 2024 r. aktualne stawki kształtują się następująco:

o minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4300 zł,

o minimalna stawka godzinowa wynosi 28,10 zł.

· Przepisy zakazują zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną (w tym np. umową zlecenia), jeżeli w rzeczywistości praca wykonywana jest w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy (art. 22 Kodeksu pracy). W takiej sytuacji niezależnie od tego jak nazwiemy umowę, będzie ona traktowana jako umowa o pracę ze wszelkimi tego konsekwencjami. Dlatego przed dokonaniem wyboru formy zatrudnienia należy upewnić się, czy umowa jaką planujemy zawrzeć jest właściwa ze względu na charakter i rodzaj pracy.

Potrącenie należności z wynagrodzenia

Kluczowym prawem każdego pracownika jest otrzymywanie wynagrodzenia za wykonaną pracę. Wynagrodzenie w świetle prawa podlega ochronie. Kodeks pracy w art. 87 wyraźnie wskazuje katalog możliwych potrąceń, co oznacza, że pracodawca nie może dokonywać swobodnego potrącania należności z wynagrodzenia pracownika. Jakiekolwiek inne potrącenia, nie mieszczące się w katalogu określonym w Kodeksie pracy wymagają wyraźniej i pisemnej zgody pracownika. Podobnie osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia są chronione przed niezgodnym z prawem potrąceniem należności z wynagrodzenia. Nie mając podstaw do dokonania potrącenia z wynagrodzenia (np. nie przewiduje tego podpisana umowa zlecenia), złamiesz prawo i narazisz się na negatywne konsekwencje, w szczególności wówczas gdy takie potrącenie będzie jednocześnie skutkowało wypłatą kwoty niższej od stawki minimalnej.

Ważne!

Za legalność zatrudnienia odpowiada pracodawca. Oznacza to, że jeżeli zdecydujesz się zatrudnić pracownika na umowę o pracę lub podejmiesz decyzję o rozpoczęciu współpracy z osobą w ramach umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia) to będziesz ponosić odpowiedzialność w przypadku niedopełnienia ciążących na Tobie obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Złamiesz prawo i tym samym narazisz się na sankcje prawne i finansowe m.in., w sytuacji gdy:

· zatrudnisz pracownika na umowę o pracę bez zachowania formy pisemnej lub w przypadku niedochowania tej formy nie potwierdzisz takiej osobie na piśmie przed dopuszczeniem jej do pracy rodzaju zawartej umowy i jej warunków, a także gdy zawrzesz umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia) w warunkach, w których powinna zostać zawarta umowa o pracę. Naruszenie powyższych obowiązków stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny do 30.000 zł;

· nie zgłosisz pracownika do ubezpieczenia społecznego w terminie 7 dni od powstania takiego obowiązku. Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego dotyczy zarówno pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, a co do zasady także na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia). Niedopełnienie tego obowiązku podlega karze grzywny do 5000 zł, a w skrajnych przypadkach może skutkować nawet odpowiedzialnością karną;

· nie wypłacisz pracownikowi w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę. Powyższe podlega karze grzywny do 30.000 zł;

· dokonasz bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia za pracę należnego pracownikowi. Takie naruszenie stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny do 30.000 zł;

· podejmiesz współpracę z pracownikiem lub współpracownikiem, który będzie świadczył pracę na Twoją rzecz lub na Twoje zlecenie bez zawarcia jakiejkolwiek umowy. Tzw. „praca na czarno” jest w Polsce nielegalna i generuje ryzyko sankcji prawnych, finansowych oraz wizerunkowych dla przedsiębiorcy podejmującego się takiego działania. W takim przypadku przedsiębiorca może spotkać się z negatywnymi konsekwencjami m.in. ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Inspekcji Pracy oraz Urzędu Skarbowego, nie wyłączając także możliwych sankcji wynikających z przepisów kodeksu karnego skarbowego.

Podsumowanie

Zatrudniania pracowników jest złożonym procesem, wymagającym zapoznania się z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Wybór formy zatrudnienia jest kluczowy i kształtuje prawa i obowiązki zarówno pracodawcy jak i pracownika. Żyjemy w czasach coraz większej świadomości prawnej społeczeństwa, dlatego warto organizować swoją działalność w sposób zgodny z przepisami, zatrudniać w sposób legalny, przestrzegać praw pracownika, w tym prawa do wynagrodzenia, urlopu oraz odpoczynku, a także nie podejmować działań sprzecznych z prawem, w szczególności takich jak np. zatrudnianie „na czarno”. Powyższe zapewni spokojne prowadzenie biznesu bez narażania się na ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji. Pracownicy, a także zleceniobiorcy są coraz bardziej świadomi swoich praw i mogą powiadamiać właściwe organy kontrolne, w tym Okręgowe Inspektoraty Pracy. Organy kontrolne posiadają szerokie uprawnienia do weryfikacji legalności zatrudnienia u danego pracodawcy.

Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi wiążącej porady, interpretacji ani opinii prawnej.

Przeczytaj także: 

Ile kosztuje prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej? 

Sprawdź również

„LinkedIn: Budowanie wizerunku na rynku pracy” „Rekrutuj skutecznie” Franczyza – czy warto decydować się na taki model biznesowy?  Franczyza vs biznes pod własną marką – co wybrać?