Po czym poznać że przyszedł czas na zmiany zawodowe

• Pierwszy biznes

Mądra kontrola kosztów – jak zarządzać kosztami w firmie? 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Jeśli chcesz, aby Twój biznes zarabiał więcej, musisz albo zwiększyć przychody, albo zredukować koszty. Wysokość przychodów w znacznej mierze zależy od Twoich klientów, dlatego trudniej ją kontrolować. Na koszty masz jednak znacznie większy wpływ. Dowiedz się, jak nimi zarządzać i jak je optymalizować oraz dlaczego jest to tak ważne. 

Prawidłowa kontrola kosztów – większa stabilność finansowa Twojej firmy 

W kontroli kosztów chodzi jednak nie tylko o większe zarobki. Mądre zarządzanie kosztami pozwala także minimalizować ryzyko, lepiej zarządzać budżetem i podejmować trafniejsze decyzje. Mając wydatki firmy pod kontrolą, wiesz dokładnie, jakimi środkami dysponujesz i w jaki sposób są one rozlokowane. Tym samym łatwiej dostrzeżesz obszary, które można zoptymalizować w celu zwiększenia zysków i zidentyfikujesz ewentualne nieprawidłowości, które mogą niepotrzebnie obciążać budżet. 

Jak skutecznie kontrolować koszty? 

Efektywną kontrolę kosztów można podzielić na cztery główne etapy. Nie wystarczy bowiem wiedzieć, dokąd i w jakich kwotach „znikają” Twoje pieniądze! Jakie to etapy? 

1. Planowanie zarządzania kosztami 

Zacznij od zaplanowania całej „operacji”. Ustal zasady, którymi będziesz się kierować przy podejmowaniu decyzji dotyczących kosztów, a także dotyczące: 

• odpowiedzialności za decyzje finansowe w firmie, 

• sposobu mierzenia kosztów i dokumentowania wyników, 

• dopuszczalnej wysokości kosztów itp. 

Stwórz plan, w którym jasno określisz sposób zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Najlepiej jest to zrobić już na etapie tworzenia biznesplanu. 

2. Szacowanie kosztów 

Kolejnym krokiem jest szacowanie kosztów – zarówno stałych, jak i zmiennych. Jeżeli dopiero zaczynasz prowadzić biznes, konieczne będzie przyjęcie wielu założeń. Na dalszych etapach działalności można będzie się jednak posłużyć rzeczywistymi danymi. 

Szacowanie kosztów pozwoli Ci uzmysłowić sobie, z jakiego rodzaju wydatkami musisz się liczyć. Ułatwi też przyjrzenie się im i opracowanie sposobów na ich redukcję. 

3. Określanie budżetu 

W następnym kroku możesz stworzyć swój budżet bazujący na wyliczeniu kosztów. Nie zapomnij jednak o ustaleniu rezerwy. Na tym etapie warto się też zastanowić nad źródłami dochodów, które pozwolą pokryć niezbędne wydatki. Taki plan pomoże Ci śledzić zarówno przychody, jak i rozchody oraz efektywność  kontroli kosztów. 

4. Kontrola kosztów 

Po ustaleniu planu pozostaje już tylko kontrolować jego realizację. Staraj się trzymać wydatki na ustalonym poziomie i obserwuj, czy w budżecie nie ma błędów lub luk. Najważniejsze jest monitorowanie sposobu wydatkowania środków oraz poziomu kosztów w kontekście założonych limitów. 

Z czego składa się efektywna optymalizacja kosztów? 

Kontrola kosztów pozwala na ich skuteczną optymalizację, czyli np. redukowanie niepotrzebnych wydatków i zmniejszanie obciążeń. Warto brać przy tym pod uwagę aspekty takie jak:  

• analiza budżetu – regularnie analizuj swoje budżety i porównuj rzeczywiste koszty z prognozami; dzięki temu łatwiej zidentyfikujesz obszary, w których możesz zaoszczędzić; 

• identyfikacja kosztów – dokładnie śledź wszystkie wydatki firmy, w tym koszty stałe i zmienne; zrozumienie, na co wydajesz pieniądze, jest kluczowe dla skutecznej kontroli kosztów; 

• negocjacje z dostawcami – regularnie przeglądaj umowy z dostawcami i negocjuj lepsze warunki cenowe; korzystna może być również zmiana dostawców; 

• optymalizacja procesów – analizuj procesy i postaraj się je optymalizować w taki sposób, aby zwiększać efektywność i zmniejszać koszty; pomocna może być np. automatyzacja rutynowych zadań i eliminacja zbędnych etapów; 

• monitorowanie zużycia materiałów – śledź zużycie materiałów i surowców w firmie, aby zidentyfikować obszary, w których możesz zmniejszyć zużycie lub wybierać tańsze rozwiązania; 
• kontrola nad zapasami – unikaj nadmiernego gromadzenia zapasów, które mogą prowadzić do dodatkowych kosztów magazynowania i zmarnowanych zasobów; 
• audyt kosztów – staraj się przeprowadzać okresowe audyty kosztów, aby ocenić efektywność działań podejmowanych w celu ich kontroli i umożliwić sobie znalezienie nowych metod oszczędności; 
• optymalizacja podatkowa – wykorzystaj przepisy, aby zmniejszyć obciążenia podatkowe swojej firmy i maksymalizować zwroty; 
• energooszczędność: zainwestuj w technologie, które pomogą zmniejszyć koszty energii, na przykład poprzez instalację energooszczędnych urządzeń, optymalizację systemów oświetlenia i izolację termiczną budynków. 

Dzięki temu utrzymanie płynności finansowej będzie łatwiejsze. Być może uda Ci się również wypracować większe rezerwy, które przeznaczysz na korzystne inwestycje, a tym samym zwiększysz swoje zyski. 

Pamiętaj, że kontrola kosztów powinna być stałym procesem. Stworzenie uporządkowanych schematów działania pozwoli Ci zachować ustalone standardy i regularność. 

 

Przeczytaj także: 

Work-life balance – zadbaj o równowagę w pracy i w życiu prywatnym 

Sprawdź również

„LinkedIn: Budowanie wizerunku na rynku pracy” „Rekrutuj skutecznie” Franczyza – czy warto decydować się na taki model biznesowy?  Franczyza vs biznes pod własną marką – co wybrać?