• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Jak wyrobić podpis elektroniczny? Podpis kwalifikowany krok po kroku 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Chcesz móc załatwić wiele spraw urzędowych przez internet? Wysyłać elektronicznie różnego rodzaju dokumenty, czy to firmowe, czy też prywatne? Podpis elektroniczny może być tym, czego potrzebujesz! Dowiedz się, jak go wyrobić. 

 Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? 

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest cyfrowym zapisem informacji o tożsamości jego właściciela. Wyrabiając tzw. e-podpis otrzymujesz certyfikat, na którym zapisane i zaszyfrowane są te dane. Twoja tożsamość jest zweryfikowana, a zatem podpisem elektronicznym możesz w wielu sytuacjach posługiwać się tak jak podpisem odręcznym.  

Pozwala on m.in. składać rozmaite wnioski do urzędów, załatwiać sprawy takie jak złożenie PIT czy sprawozdania finansowego do KRS, ale też podpisywać umowy i rozmaite dokumenty (np. faktury) całkowicie zdalnie. Dzięki temu podpis elektroniczny niezwykle przydaje się w życiu codziennym i biznesowym! 

Gdzie i jak uzyskać podpis elektroniczny? 

Kwalifikowany podpis elektroniczny można wyrobić u jednego z certyfikowanych dostawców. Centra certyfikacji podlegają rygorystycznym regulacjom, których weryfikacja odbywa się podczas cyklicznych audytów. Listę dostawców można znaleźć na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji pod adresem nccert.pl. 

Każdy z dostawców może stosować nieco inne procedury. W skład podpisu kwalifikowanego wchodzą jednak najczęściej: 

• karta kryptograficzna, na której jest zapisany certyfikat kwalifikowany, 

• czytnik kart, który można podłączyć do komputera, aby skorzystać z podpisu kwalifikowanego, 

• niezbędne oprogramowanie. 

Czasami oferowany jest też podpis elektroniczny w chmurze. Wówczas nie stosuje się karty z czytnikiem, a dostęp jest możliwy za pomocą specjalnej aplikacji. 

Podpis elektroniczny a profil zaufany 

Podpis elektroniczny i profil zaufany często są mylone. Trudno się dziwić, ponieważ ich zastosowania i funkcje w części się pokrywają. Gdy jednak przyjrzeć się im bliżej, widać spore różnice. Na czym polegają? 

Przede wszystkim – kwalifikowany podpis elektroniczny jest płatny. Koszt jego wyrobienia zależy od dostawcy oraz okresu ważności. Średnia cena to ok. 300 zł brutto. Profil zaufany możesz za to założyć za darmo. Działa on podobnie, ale ma węższe zastosowanie. Profilem zaufanym nie podpiszesz np. umów cywilnoprawnych czy faktur, ale załatwisz wiele spraw urzędowych. Podpis kwalifikowany jest uznawany w znacznie szerszym kontekście. Pozwala m.in. na: 

• podpisywanie umów cywilnoprawnych, 

• składanie deklaracji PIT, 

• składania sprawozdań finansowych do KRS (e-KRS), 

• wystawianie faktur online, 

• podpisywanie dokumentów kadrowych, 

• udział w przetargach i aukcjach, 

• weryfikację i potwierdzenie tożsamości w komunikacji z urzędami administracji publicznej (e-Deklaracje, Program Płatnik, ePUAP), 

• podpisywanie dokumentacji medycznej, 

• podpisywanie dokumentacji szkoleniowej. 

W przypadku przedsiębiorców wyrobienie podpisu elektronicznego może być zatem bardzo opłacalne – w ten sposób zaoszczędzisz bowiem sporo czasu związanego z „papierkową robotą”. Warto mieć też na uwadze, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny we wszystkich państwach Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. 

Podpis elektroniczny – jak wyrobić krok po kroku? 

Jak zrobić podpis elektroniczny krok po kroku? W pierwszej kolejności należy wybrać dostawcę takiego rozwiązania ze spisu na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Możesz też skorzystać z oferty jednej z firm europejskich. Sam proces uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest dość prosty. Szczegółowa procedura może się nieco różnić w zależności od usługodawcy, ale zazwyczaj wygląda następująco: 

1. zakup podpisu  – zwykle sprowadza się to do wejścia na stronę internetową, wyboru usługi i opłacenia jej; 

2. weryfikacja tożsamości – ten proces może być realizowany na różne sposoby (coraz częściej zdalnie); polega na sprawdzeniu poprawności Twoich danych na podstawie dokumentu tożsamości; 

3. uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po pomyślnej weryfikacji otrzymasz certyfikat kwalifikowany ważny na okres od 1 do 3 lat (w zależności od wybranej wersji), a także niezbędne oprogramowanie i kartę kryptograficzną z czytnikiem (lub informacje i dane potrzebne do dostępu w chmurze); 

4. instalacja i aktywacja – kolejno należy zainstalować oprogramowanie od dostawcy i postępować zgodnie z instrukcjami, które pozwolą aktywować podpis. 

Od tej pory będziesz mógł podpisywać swoje dokumenty cyfrowo, a także korzystać z wielu usług zdalnych, oszczędzając czas i pieniądze. 

Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym 

Jak w praktyce działa podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym? Wykorzystasz do tego oprogramowanie otrzymane od dostawcy usługi. Aby złożyć podpis, należy wybrać dokument, wskazać certyfikat i autoryzować procedurę, np. poprzez podanie kodu PIN. Jeżeli masz kartę kryptograficzną, będzie konieczne podłączenie jej do komputera za pomocą specjalnego czytnika. W przypadku usług chmurowych wszystko odbywa się zdalnie. Złożenie podpisu polega na utworzeniu dodatkowy danych w postaci zewnętrznego pliku lub dołączonych w formacie PAdEs do pliku PDF. Cała procedura jest w gruncie rzeczy bardzo prosta i szybka. Dlatego właśnie podpis elektroniczny pozwala oszczędzać czas przy realizowaniu rozmaitych formalności. 

Sprawdź również

Dofinansowanie na start – jak uzyskać dotację dla Twojego biznesu?  10 kluczowych praktyk cyberbezpieczeństwa dla małych i średnich firm  5 umiejętności, które rozwiniesz, prowadząc własny biznes