Po czym poznać że przyszedł czas na zmiany zawodowe

• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

E-doręczenia dla firm – czyli nowe obowiązki dla przedsiębiorców 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Wyobraź sobie świat, w którym dokumenty urzędowe trafiają do Ciebie bez potrzeby oczekiwania na listonosza czy stania w długich kolejkach na poczcie. Właśnie taka rzeczywistość zbliża się wielkimi krokami. E-doręczenia to rewolucja w komunikacji między firmami a instytucjami państwowymi. Na czym dokładnie polega ta zmiana, od kiedy e-doręczenia stają się obowiązkowe i jak się do nich przygotować?  

E-doręczenia dla firm – czyli nowe obowiązki dla przedsiębiorców 

Wyobraź sobie świat, w którym dokumenty urzędowe trafiają do Ciebie bez potrzeby oczekiwania na listonosza czy stania w długich kolejkach na poczcie. Właśnie taka rzeczywistość zbliża się wielkimi krokami. E-doręczenia to rewolucja w komunikacji między firmami a instytucjami państwowymi. Na czym dokładnie polega ta zmiana, od kiedy e-doręczenia stają się obowiązkowe i jak się do nich przygotować?  

Czym są e-doręczenia i dlaczego je wprowadzono? 

E-doręczenia (doręczenia elektroniczne) to nowoczesna forma komunikacji, która ma zastąpić tradycyjną korespondencję papierową. W praktyce oznacza to, że oficjalne pisma od urzędów będą przesyłane na specjalną skrzynkę e-doręczeń, a nie  za pośrednictwem listonosza. Wszystko ma odbywać się w formie cyfrowej, co przyspieszy komunikację i zapewni szereg innych korzyści. E-doręczenia są wprowadzane głównie ze względu na: 

• szybkość i wygodę – dokumenty trafią natychmiast do odbiorcy, niezależnie od miejsca, w którym się znajduje; 

• bezpieczeństwo – przesyłki mają być chronione przed nieuprawnionym dostępem, co daje gwarancję poufności; 

• ekologia – rezygnacja z papierowych przesyłek to krok w stronę ochrony środowiska; 

• oszczędności – mniej dokumentów papierowych oznacza niższe koszty obsługi korespondencji. 

Reforma ta jest częścią szerszego procesu cyfryzacji administracji publicznej, mającego na celu ułatwienie komunikacji z obywatelami i przedsiębiorcami. Dokładne zasady funkcjonowania e-doręczeń określa Ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych. 

E-doręczenia – nowe obowiązki dla przedsiębiorców 

Co oznaczają e-doręczenia w praktyce dla przedsiębiorców? Głównym obowiązkiem będzie założenie skrzynki do e-doręczeń – to specjalne konto, na które będą przesyłane oficjalne pisma od urzędów, sądów czy innych instytucji.  

Ponadto przedsiębiorcy będą musieli regularnie sprawdzać skrzynkę, ponieważ doręczenie elektroniczne uznawane jest za skuteczne, nawet jeśli wiadomość nie zostanie otwarta w określonym czasie. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji wynikających z braku dostępu do pism urzędowych. 

E-doręczenie – od kiedy? 

O e-doręczeniach mówi się  od kilku lat. Już od pewnego czasu możliwe jest założenie skrzynki do e-doręczeń. Kiedy jednak stanie się to obowiązkowe? Pierwotnie miało się tak stać z dniem 1 stycznia 2024 r roku, ale ostatecznie e-doręczenia przesunięte zostały o rok ze względu na niedostateczne przygotowanie podmiotów publicznych do tej zmiany. Ostatecznie urzędy mają zacząć się posługiwać e-doręczeniami już od 1 stycznia 2025 roku. Natomiast do 31 grudnia 2025 roku będzie trwał okres przejściowy, który pozwoli na stopniowe dostosowywanie się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji.  

Ostatecznie e-doręczeniami będą musieli posługiwać się wszyscy przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS, a także inne podmioty niepubliczne wpisane do KRS (fundacje, stowarzyszenia itp.) oraz przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego. Terminarz wprowadzenia obowiązku założenia skrzynki na e-doręczenia dla poszczególnych podmiotów wygląda natomiast następująco: 

• przedstawiciele zawodów zaufania publicznego będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku; 

• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku; 

• firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku; 

• firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji. 

Jeśli więc prowadzisz firmę, pytanie nie brzmi, czy musisz założyć skrzynkę e-doręczeń, ale raczej kiedy to zrobisz. Warto przy tym pamiętać, że e-doręczenia przesunięte na późniejsze terminy dają czas na przygotowanie się do zmiany, ale nie oznaczają możliwości uniknięcia obowiązku. 

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń? 

Rejestracja skrzynki jest prosta i można ją przeprowadzić online. Wystarczy wejść na portal Biznes.gov.pl i postępować zgodnie z instrukcjami. Po aktywacji adresu skrzynka będzie dostępna w Koncie Przedsiębiorcy. Natomiast przedstawiciele zawodów zaufania publicznego mogą skorzystać ze specjalnej e-usługi na stronie gov.pl. Ponadto istnieje możliwość założenia skrzynek u komercyjnych dostawców niepublicznych zatwierdzonych przez rząd. 

Skrzynka umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do adresów wpisanych do bazy adresów elektronicznych. Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą wyznaczyć administratora albo sami zarządzać skrzynką. Ważne, aby pamiętać o założeniu skrzynki przed upływem ostatecznego terminu dla Twojej grupy – dzięki temu upewnisz się, że nie przegapisz żadnego ważnego pisma! 

Przeczytaj także: 

Podstawy marketingu – jak zacząć promować swój biznes w internecie?

Prawne aspekty zatrudniania pierwszych pracowników 

Nowe Kody PKD

Sprawdź również

„Rekrutuj skutecznie” Franczyza – czy warto decydować się na taki model biznesowy?  Franczyza vs biznes pod własną marką – co wybrać?  Nowy rozdział: jak pokierować karierą po utracie pracy? „Lean Management, Kaizen i koncepcja 5S- klucz do efektywności”