Po czym poznać że przyszedł czas na zmiany zawodowe

• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Ochrona danych klientów: obowiązki prawne i najlepsze praktyki pod kątem małego biznesu. 

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Ochrona danych klientów to kluczowy aspekt prowadzenia współczesnego biznesu, bez względu na jego wielkość. Jeśli prowadzisz małą firmę, powinieneś przede wszystkim pamiętać o kilku podstawowych zasadach, które pomogą Ci zabezpieczyć dane Twoich klientów i jednocześnie wypełnić prawne zobowiązania. 

Zacznij od upewnienia się, że zbierasz tylko te dane, które są naprawdę niezbędne. Im mniej danych przechowujesz, tym mniejsze ryzyko ich wycieku. Przykładowo, jeśli prowadzisz sklep internetowy, prawdopodobnie potrzebujesz adresu dostawy i kontaktu do klienta, ale już jego data urodzenia może nie być konieczna. 

Wprowadź zasadę silnych haseł w swojej firmie. Każdy pracownik powinien używać unikalnego hasła składającego się z co najmniej 12 znaków, zawierającego wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne. Warto zainwestować w menedżer haseł dla firmy – to stosunkowo niedrogi sposób na znaczące zwiększenie bezpieczeństwa. 

Regularnie twórz kopie zapasowe danych. Możesz wykorzystać do tego chmurę, ale upewnij się, że wybrany dostawca spełnia wymogi RODO. Dobrą praktyką jest stosowanie zasady 3-2-1: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna kopia poza siedzibą firmy. 

Przeszkol swoich pracowników. Nie musi to być drogie szkolenie – możesz zorganizować wewnętrzne spotkanie, podczas którego omówisz podstawowe zasady bezpieczeństwa. Zwróć szczególną uwagę na rozpoznawanie prób phishingu – to obecnie jedno z największych zagrożeń. 

Dokumentuj wszystkie działania związane z ochroną danych. Prowadź rejestr czynności przetwarzania – to wymóg RODO, ale też dobra praktyka biznesowa. Zapisuj, jakie dane zbierasz, w jakim celu i jak długo je przechowujesz. W razie kontroli będziesz przygotowany. 

Zabezpiecz także fizyczne dokumenty. Jeśli przechowujesz papierowe umowy lub wydruki, trzymaj je w zamkniętej szafie. Wprowadź politykę czystego biurka – żadne dokumenty z danymi klientów nie powinny leżeć na wierzchu po zakończeniu pracy. 

Pamiętaj o bezpiecznym niszczeniu dokumentów. Zwykłe wyrzucenie ich do kosza to proszenie się o kłopoty. Zainwestuj w niszczarkę dokumentów lub skorzystaj z usług profesjonalnej firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów. 

Regularnie aktualizuj oprogramowanie na wszystkich urządzeniach firmowych. Producenci często wypuszczają łatki bezpieczeństwa, które chronią przed nowymi zagrożeniami. Ustaw automatyczne aktualizacje, jeśli to możliwe. 

W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych o wysokiej wadze masz 72 godziny na zgłoszenie tego faktu do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Przygotuj wcześniej procedurę działania w takiej sytuacji – spisz kroki, które należy podjąć i osoby odpowiedzialne za poszczególne działania. 

Ochrona danych klientów to proces ciągły, nie jednorazowe działanie. Regularnie przeglądaj i aktualizuj swoje procedury bezpieczeństwa. Świat cyfrowy zmienia się dynamicznie, a wraz z nim pojawiają się nowe zagrożenia. Bądź na bieżąco z podstawowymi informacjami o cyberbezpieczeństwie – możesz śledzić oficjalne komunikaty UODO czy zapisać się do newslettera CERT Polska. 

Pamiętaj, że inwestycja w bezpieczeństwo danych to nie koszt, a zabezpieczenie przyszłości Twojej firmy. Wyciek danych może kosztować nie tylko karę finansową, ale przede wszystkim utratę zaufania klientów, które trudno odbudować. 

Przeczytaj także: 

Innowacje w biznesie

Prawne aspekty zatrudniania pierwszych pracowników 

Nowe Kody PKD

Sprawdź również

„Rekrutuj skutecznie” Franczyza – czy warto decydować się na taki model biznesowy?  Franczyza vs biznes pod własną marką – co wybrać?  Nowy rozdział: jak pokierować karierą po utracie pracy? „Lean Management, Kaizen i koncepcja 5S- klucz do efektywności”