• Cudzoziemcy w biznesie
• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Legalizacja pracy cudzoziemców – formalności, aktualne przepisy

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Coraz więcej firm w Polsce zatrudnia pracowników z zagranicy. Dotyczy to szczególnie branż, w których brakuje rąk do pracy, jak budownictwo, gastronomia czy transport. Obecność cudzoziemców na rynku pracy to już codzienność, ale wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności. Przepisy w tym zakresie regularnie się zmieniają, a od 1 czerwca 2025 roku wchodzi w życie nowelizacja dotycząca zasad legalizacji pracy i pobytu.

Spis treści: 

1. Nowe przepisy dotyczące cudzoziemców od 1 czerwca 2025 roku – legalizacja pobytu w Polsce i zatrudnienie cudzoziemca spoza UE
2. Kto musi zalegalizować pracę – grupy cudzoziemców
3. Rodzaje zezwoleń na pracę. Zatrudnienie obywatela Ukrainy – co warto wiedzieć?
4. Nowa ustawa o cudzoziemcach i obowiązki pracodawcy – krok po kroku
5. Najczęstsze błędy i konsekwencje nielegalnego zatrudnienia
6. Legalizacja pracy cudzoziemców. Podsumowanie i najważniejsze wnioski

Nowe przepisy dotyczące cudzoziemców od 1 czerwca 2025 roku – legalizacja pobytu w Polsce i zatrudnienie cudzoziemca spoza UE

Od 1 czerwca 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy regulujące pobyt i pracę cudzoziemców w Polsce. Mają usprawnić proces legalizacji, zwiększyć nadzór nad zatrudnianiem obcokrajowców i ograniczyć nadużycia.

Najważniejsze zmiany na temat legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców:

• Studenci zagraniczni muszą przedstawić dokumenty uznane przez NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej), znać język na poziomie B2 i zdać egzaminy lub rozmowę kwalifikacyjną. Wprowadzono limit – maks. 50% studentów w uczelni mogą stanowić obcokrajowcy. Nadal mogą pracować bez zezwolenia na pracę na podstawie wizy lub karty pobytu wydanej na studia.
• Nowo zarejestrowane agencje będą mogły legalnie pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców dopiero po 2 latach działalności.
• Starosta będzie mógł określić zawody, w których nie będą wydawane zezwolenia, np. przy zwolnieniach grupowych. Kary za nielegalne zatrudnienie wzrosną do 3-50 tys. zł.
• Uproszczono zasady legalizacji pracy dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów z państw trzecich.

Zmiany wymagają od firm lepszej kontroli dokumentów pracowników i przygotowania się na nowe procedury.

Kto musi zalegalizować pracę – grupy cudzoziemców

Legalizacja pracy dotyczy wszystkich osób, które nie mają polskiego obywatelstwa i chcą pracować w Polsce. Najczęściej są to obywatele państw spoza Unii Europejskiej, takich jak Ukraina, Białoruś, Gruzja czy Indie.

Obywatele państw UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii mogą pracować bez zezwolenia, ale muszą zarejestrować swój pobyt w urzędzie. Ważne jest, aby pracodawca sprawdził, czy pracownik ma aktualne dokumenty pobytowe i prawo do pracy na terytorium Polski.

Osobną grupę stanowią cudzoziemcy przebywający w Polsce na podstawie wiz lub zezwoleń na pobyt czasowy. Każde zatrudnienie musi być zgodne z warunkami wskazanymi w decyzji urzędowej. Nowe przepisy mają ułatwić weryfikację tych dokumentów.

Rodzaje zezwoleń na pracę. Zatrudnienie obywatela Ukrainy – co warto wiedzieć?

W zależności od sytuacji cudzoziemca oraz charakteru zatrudnienia wymagane są różne rodzaje zezwoleń. Każdy z dokumentów reguluje inny typ pracy i określa jej warunki. Najczęściej spotykane to:

• oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy to najprostsza forma legalizacji, stosowana głównie w przypadku obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Armenii, Mołdawii i Uzbekistanu. Pozwala na zatrudnienie na okres do 24 miesięcy,
• zezwolenie na pracę typu A dotyczy cudzoziemca pracującego na podstawie umowy z pracodawcą, który prowadzi działalność na terytorium Polski,
• zezwolenie typu B jest wymagane, gdy cudzoziemiec pełni funkcję w zarządzie firmy przez ponad sześć miesięcy w ciągu roku,
• zezwolenie typu C, D, E jest stosowane w przypadku pracy w oddziałach firm zagranicznych, przy delegowaniu pracowników lub wykonywaniu obowiązków w ramach usług transgranicznych,
• jednolite zezwolenie na pobyt i pracę pozwala cudzoziemcowi jednocześnie mieszkać i pracować w Polsce, bez konieczności uzyskiwania dwóch osobnych dokumentów.

Sprawdź także:

Nowa ustawa o cudzoziemcach i obowiązki pracodawcy – krok po kroku

Zatrudnienie cudzoziemca to złożony proces. Na początek trzeba sprawdzić, czy kandydat ma ważne dokumenty pobytowe – czyli na przykład wizę, zezwolenie na pobyt czasowy lub kartę pobytu dla przedsiębiorcy, jeśli sam prowadzi działalność w Polsce. To kluczowy krok, od którego zależy legalność dalszego zatrudnienia.

Następnie musisz ustalić, jakie zezwolenie na pracę będzie wymagane w danym przypadku. W zależności od rodzaju pracy, formy zatrudnienia i statusu pobytowego cudzoziemca, mogą obowiązywać różne procedury. W niektórych sytuacjach wystarczy oświadczenie, w innych konieczne jest złożenie pełnej dokumentacji do urzędu wojewódzkiego. Po złożeniu wniosku odpowiedzialność nie kończy się – jako pracodawca masz obowiązek monitorować postępy postępowania. Urzędy często wzywają do uzupełnienia braków albo proszą o dodatkowe dokumenty, więc warto trzymać rękę na pulsie.

Gdy cudzoziemiec uzyska decyzję i pozwolenie, może rozpocząć pracę, ale tylko na warunkach określonych w tym dokumencie. Trzeba wtedy pamiętać o zgłoszeniu zatrudnienia do ZUS oraz prowadzeniu ewidencji pracowników w sposób, który umożliwia łatwą kontrolę.

Każda zmiana – np. stanowiska, miejsca pracy czy rodzaju umowy – może wymagać aktualizacji dokumentów. Zignorowanie tego obowiązku może skutkować uznaniem zatrudnienia za nielegalne i pociągnąć za sobą poważne konsekwencje, także finansowe.

Warto też wdrożyć w firmie proste procedury wewnętrzne – takie, które przypominają o kończących się terminach ważności zezwoleń czy kart pobytu. To pozwala uniknąć nerwów i zapewnić ciągłość zatrudnienia.

A jeśli jesteś cudzoziemcem i planujesz założyć własny biznes w Polsce, pamiętaj, że możesz ubiegać się o dotacje dla cudzoziemców na otwarcie firmy oraz odpowiednie dokumenty legalizujące pobyt i działalność – takie jak właśnie karta pobytu dla przedsiębiorcy. Odpowiednie przygotowanie i znajomość procedur to podstawa, by działać legalnie i bez zbędnych przeszkód.

Najczęstsze błędy i konsekwencje nielegalnego zatrudnienia

Zatrudnianie cudzoziemców wiąże się z wieloma formalnościami – i niestety, również z ryzykiem błędów, które mogą kosztować więcej, niż się wydaje. W praktyce to często nie są celowe działania, a raczej przeoczenia lub brak wiedzy o tym, co dokładnie trzeba zrobić i kiedy.

Jednym z najczęstszych problemów jest brak odpowiedniego zezwolenia na pracę. Czasem wniosek zostaje złożony za późno, czasem pracodawca nie dopełni obowiązku zgłoszenia zatrudnienia do ZUS czy innych instytucji.

Bywa też, że dokumenty są formalnie poprawne, ale nie zgadzają się z rzeczywistością – np. wskazano inne stanowisko, lokalizację pracy albo zakres obowiązków niż te, które rzeczywiście wykonuje cudzoziemiec.

W całym procesie legalizacji pracy łatwo też przeoczyć kwestie administracyjne, takie jak NIP dla cudzoziemca. Tymczasem uzyskanie numeru identyfikacji podatkowej to często warunek konieczny do pełnego rozliczania się z urzędami i podpisania legalnej umowy o pracę.

Legalizacja pracy cudzoziemców. Podsumowanie i najważniejsze wnioski

Zmiany, które wejdą w życie 1 czerwca 2025 roku, mają poprawić funkcjonowanie rynku pracy i uprościć procedury związane z zatrudnianiem cudzoziemców. Nowe przepisy to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na pracowników z zagranicy oraz potrzebę zwiększenia przejrzystości całego procesu. Dla firm oznacza to konieczność lepszego przygotowania wewnętrznych procedur, a dla cudzoziemców – łatwiejszy dostęp do legalnego zatrudnienia.

Najważniejsze informacje:

• od czerwca 2025 roku wnioski o legalizację pracy i pobytu będzie można składać online,
• pracodawcy muszą uważnie kontrolować ważność dokumentów swoich pracowników,
• zmieniają się zasady nadzoru nad zatrudnianiem cudzoziemców, co zwiększy liczbę kontroli,
• uproszczone procedury ułatwią zatrudnianie pracowników sezonowych,
• nieprzestrzeganie przepisów może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz problemami z dalszym zatrudnianiem cudzoziemców.

Nowelizacja przepisów ma na celu zbudowanie bardziej przejrzystego systemu, który pozwoli ograniczyć zjawisko pracy na czarno. Firmy, które odpowiednio przygotują się do zmian, zyskają stabilnych i lojalnych pracowników, a cudzoziemcy większe poczucie bezpieczeństwa i pewność, że ich praca odbywa się zgodnie z prawem. W dłuższej perspektywie ma to przyczynić się do lepszego funkcjonowania rynku pracy i zwiększenia jego konkurencyjności.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i planujesz zatrudniać cudzoziemców, warto pogłębić swoją wiedzę, by uniknąć błędów i sprawnie przejść przez wszystkie formalności. Na platformie Studium Przedsiębiorczości znajdziesz praktyczne artykuły poradnikowe i materiały edukacyjne, które pomogą Ci zrozumieć przepisy dotyczące zatrudniania obcokrajowców, a także inne aspekty prowadzenia firmy. To darmowe źródło wiedzy dla właścicieli biznesów, którzy chcą działać zgodnie z prawem i budować stabilny zespół.

FAQ

Jakie zmiany w zatrudnieniu cudzoziemców w 2025 roku?

Od 1 czerwca 2025 roku proces legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców zostanie uproszczony i przeniesiony do systemu online. Wnioski będzie można składać przez platformę Biznes.gov.pl, co skróci czas oczekiwania na decyzję.

Jak zalegalizować pobyt cudzoziemca?

Pobyt cudzoziemca można zalegalizować poprzez uzyskanie odpowiedniego dokumentu pobytowego. Najczęściej jest to wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Wniosek składa sam cudzoziemiec, a od czerwca 2025 roku jest to możliwe online na portalu Biznes.gov.pl.

Jak zatrudnić cudzoziemca?

Proces zatrudnienia cudzoziemca zaczyna się od sprawdzenia, czy posiada on ważny dokument pobytowy oraz prawo do pracy w Polsce. Następnie pracodawca wybiera odpowiedni rodzaj zezwolenia, np. oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie typu A. Po złożeniu wniosku i uzyskaniu decyzji należy podpisać umowę, zgłosić pracownika do ZUS oraz prowadzić dokumentację zatrudnienia.

Źródła:

• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/005940
• https://www.gov.pl/web/uw-lubuski/nowe-przepisy-dotyczace-cudzoziemcow-od-1-czerwca-2025-r