• Pierwszy biznes
• Rozwój biznesu

Czym jest NDA – umowa o zachowaniu poufności? Czy warto ją zawrzeć?  

Brak ocen

Zespół Studium Przedsiębiorczości

Tajemnicą poliszynela jest fakt, że informacje w biznesie są równie cenne jak kapitał. Niezależnie od branży każda firma posiada własne bazy, które zawierają poufne dane nie tylko klientów, ale też związane ze strategią prowadzenia działalności oraz planami rozwojowymi. Ich ujawnienie mogłoby przynieść nie tylko straty wizerunkowe, ale też ułatwiłoby znacząco rozwój konkurencji, która bez problemu mogłaby przejąć konkretne rozwiązania. By chronić firmę przed wynoszeniem tego typu informacji, z pracownikami oraz klientami zawiera się umowy NDA. Czym one są, w czym dokładnie pomagają i czemu warto z nich korzystać?

Spis treści:

1. Co to jest umowa NDA?
2. Rodzaje informacji chronionych przez NDA
3. Jakie są rodzaje umów NDA?
4. Kiedy się zawiera umowę o zachowaniu poufności?
5. Co powinna zawierać dobrze sporządzona umowa o zachowaniu poufności?
6. Umowa NDA – na co uważać przy jej podpisywaniu?
7. Praktyczne wskazówki dotyczące NDA dla przedsiębiorców
8. FAQ

1.Co to jest umowa NDA?

Skrót NDA odnosi się do angielskiego Non-Disclosure Agreement. W języku polskim odpowiednikiem jest „umowa o zachowaniu poufności”. Zawiera się ją zarówno z pracownikami, jak i klientami korzystającymi z usług firmy, by zabezpieczyć się przed przekazywaniem tajnych informacji.

Podpisanie umowy NDA może być kluczowym elementem Twojego biznesu. Podczas kontaktów z klientami bardzo często dochodzi do przekazywania danych strategicznych, technologicznych i planów rozwoju, więc taki kontrakt zabezpiecza Cię przed rozpowszechnieniem tego, co powinno pozostać wewnątrz przedsiębiorstwa.

Pamiętaj, że zgodnie z polskim prawem, NDA są traktowane jako umowy cywilnoprawne. Ich skuteczność jest zależna od zawarcia odpowiednich zapisów związanych z sankcjami za złamanie zasad poufności.

2.Rodzaje informacji chronionych przez NDA

W ramach umowy NDA zabezpieczane są takie informacje jak:

• Informacje techniczne i know-how, czyli technologie, patenty i procesy innowacyjne.
• Dane finansowe i strategie biznesowe – takie jak budżety, prognozy czy modele przychodów.
• Listy klientów i kontrahentów – pod postacią baz danych, zawierających również warunki współpracy.
• Plany rozwoju i strategie marketingowe – uwzględniające ekspansję oraz kampanie reklamowe.
• Procesy produkcyjne i receptury – mogące zawierać dane takie jak formuły chemiczne czy algorytmy.
• Dane osobowe pracowników i klientów – zawierające wiele danych wrażliwych jak numery kontaktowe, adresy czy PESEL.

Przykład:

Załóżmy, że przedsiębiorca prowadzi firmę programistyczną. Otrzymuje zlecenie od firmy logistycznej na stworzenie systemu zarządzania flotą pojazdów. Podczas rozmów klient ujawnia:

• Szczegóły swojej struktury kosztowej (marże, ceny paliwa, koszty pracowników).
• Listę największych kontrahentów i warunki współpracy z nimi.
• Plany ekspansji na nowe rynki w kolejnych latach.
• Innowacyjny algorytm optymalizacji tras, który jest tajemnicą firmy.

Bez NDA: przedsiębiorca mogłaby wykorzystać te informacje przy współpracy z konkurencją klienta lub podzielić się nimi z innymi firmami logistycznymi.

Z NDA: przedsiębiorca zobowiązuje się do nieujawniania otrzymanych informacji przez okres 3 lat po zakończeniu współpracy, co chroni interesy biznesowe firmy logistycznej.

3.Jakie są rodzaje umów NDA?

W ramach umów NDA wyróżnia się ich dwa rodzaje:

• Umowy jednostronne – w ich przypadku jedna ze stron zobowiązuje się do zachowania poufności, czego przykładem może być umowa zawierana przez pracownika z pracodawcą.
• Umowy dwustronne – taka forma umów zawierana jest najczęściej między dwoma firmami, które pracują nad wspólnym projektem. W ramach umowy strony wzajemnie podejmują zobowiązanie ochronie przekazywanych informacji.

4.Kiedy się zawiera umowę o zachowaniu poufności?

NDA zawiera się szczególnie w firmach, które operują wieloma informacjami poufnymi. Najczęstszą praktyką jest podpisywanie umów z pracownikami, którzy mają na co dzień dostęp do danych wrażliwych oraz pracują przy strategiach rozwojowych firmy.

Takie umowy mogą obowiązywać przez określony czas po rozwiązaniu stosunku pracy, przy zastrzeżeniu, że za ten okres pracownik uzyskuje stosowne wyrównanie, ponieważ wiąże się ona z brakiem możliwości podjęcia zatrudnienia w innej firmie z tej samej branży.

NDA warto zawrzeć również w momencie podejmowania współpracy z inną firmą, jeśli współpraca będzie się wiązała z wymianą tajnych wiadomości, co ma na celu zabezpieczenie dalszego rozwoju przedsiębiorstwa.

5.Co powinna zawierać dobrze sporządzona umowa o zachowaniu poufności?

Umowa NDA będzie skuteczna tylko wtedy, gdy zostanie właściwie przygotowana i zawierać będzie precyzyjne zapisy. Wszelkie niejasności i braki formalne sąd będzie interpretował na korzyść osoby podpisującej, dlatego należy szczególnie zadbać o:

• Precyzyjne określenie listy informacji, które zostaną objęte ochroną umowy. Musi ona zawierać szczegółowy wykaz, ponieważ ogólnikowe określenia nie znajdą odpowiedniego umocowania, jeśli sprawa złamania warunków umowy trafi do sadu.
• Czas obowiązywania kontraktu, który będzie uwzględniał nie tylko okres współpracy, ale też czas po jej zakończeniu.
• Zakaz wykorzystywania danych do własnych celów, np. podjęcia samodzielnej działalności w tej samej branży.

Jeśli rozpoczynasz działalność, warto sprawdzić dokładnie prawne aspekty zatrudniania pierwszych pracowników w kontekście NDA.

Dobra umowa musi też mieć zapis odnośnie możliwości udostępniania informacji podwykonawcom, ponieważ bez niego, nie będziesz w stanie korzystać z żadnej formy outsourcingu.

6.Umowa NDA – na co uważać przy jej podpisywaniu?

Decydując się na podpisanie NDA zwróć uwagę na wszystkie zapisy, zwłaszcza na termin obowiązywania umowy, ponieważ w wielu przypadkach może on ograniczyć możliwości Twojego dalszego rozwoju. 

Bardzo ważny jest punkt dotyczący kar umownych za złamanie warunków umowy o zachowaniu poufności. To w nim powinny być jasno określone konsekwencje wyciągnięte względem pracowników lub kontrahentów.

7.Praktyczne wskazówki dotyczące NDA dla przedsiębiorców

Ochrona informacji jest równie istotna jak zabezpieczenia zasobów materialnych. W kilku punktach podsumujemy, co musisz wiedzieć o NDA:

• NDA to umowa o zachowaniu poufności, chroniąca przed ujawnieniem wrażliwych danych firmowych.
• Może być jednostronna (np. z pracownikiem) lub dwustronna (np. między firmami).
• Chroni m.in. dane technologiczne, finansowe, osobowe, know-how i plany rozwoju.
• Umowa powinna jasno określać, co jest poufne, przez jaki czas obowiązuje i jakie są sankcje za jej złamanie.
• W przypadku NDA połączonego z zakazem konkurencji – musi zostać przewidziane odpowiednie wynagrodzenie.
• Należy zachować ostrożność przy podpisywaniu – niektóre zapisy mogą ograniczać możliwości zawodowe po zakończeniu współpracy.
• Dobrze skonstruowana umowa zabezpiecza interesy firmy i daje podstawę do ewentualnych roszczeń w razie naruszeń.
• Warto dodać zapis o możliwości udostępnienia informacji podwykonawcom, jeśli planujesz korzystać z outsourcingu.

Umiejętność właściwego zabezpieczania informacji w firmie poprzez umowy NDA to jeden z elementów profesjonalnego prowadzenia biznesu. Jednak, aby odnosić sukcesy jako przedsiębiorca, potrzebujesz znacznie szerszego zakresu wiedzy. Na Studium Przedsiębiorczości znajdziesz kursy, które pomogą Ci:

• Opanować podstawy prawne własnej działalności.
• Nauczyć się skutecznych strategii marketingowych.
• Rozwinąć umiejętności zarządzania i przywództwa.
• Zbudować solidne fundamenty finansowe firmy.

Poznaj pełną ofertę naszych darmowych kursów i zainwestuj w swój rozwój!

8. FAQ 

1. Co to za skrót NDA?
   NDA to skrót od angielskiego Non-Disclosure Agreement, czyli umowy o zachowaniu poufności. Służy do ochrony informacji, które nie powinny zostać ujawnione osobom trzecim.
2. Czy NDA jest legalne?
   Tak, NDA to w pełni legalna umowa cywilnoprawna. Musi jednak zawierać jasno określone warunki oraz być zgodna z obowiązującym prawem, w tym m.in. z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych czy zakazu konkurencji.
3. Ile kosztuje NDA?
   Sporządzenie NDA może być bezpłatne, jeśli firma korzysta z gotowych wzorów. W przypadku umowy przygotowanej przez prawnika koszt zależy od złożoności dokumentu.
4. Co grozi za złamanie NDA?
   Za naruszenie umowy grożą sankcje określone w jej treści – najczęściej kary umowne, obowiązek naprawienia szkody lub odpowiedzialność cywilna. W poważniejszych przypadkach sprawa może trafić do sądu.
5. Jak długo trwa NDA?
   Czas trwania umowy NDA zależy od jej treści – może obowiązywać wyłącznie w trakcie współpracy, jak również kilka lat po jej zakończeniu.
6. W jakim wieku można podpisać NDA?
   Osoba fizyczna może podpisać umowę NDA po ukończeniu 18. roku życia. W przypadku osób niepełnoletnich wymagana jest zgoda przedstawiciela ustawowego.
7. Czy pracownik musi podpisać umowę o poufności?
   Nie ma obowiązku podpisywania NDA, ale pracodawca może uzależnić zatrudnienie od zawarcia takiej umowy. W praktyce to częsty wymóg w branżach, gdzie pracownicy mają dostęp do danych strategicznych lub wrażliwych.